Polonya merkezli bir Sp. z o.o. BAE'de banka hesabı açıyor, Gürcistan'da bağlı şirket kuruyor, Kazakistan'da ihaleye giriyor veya Türkiye'de marka başvurusu yapıyor. Her durumda karşı taraf "apostilled company documents" istiyor ve karışıklık burada başlıyor: Polonya'da certificate of good standing adında bir belge yoktur.
Neyin, hangi sırayla sipariş edileceğini ve maliyetini ele alalım.
Genellikle istenen belgeler
| Yurt dışında istenen | Polonya karşılığı | Nereden alınır |
|---|---|---|
| Certificate of incorporation | Odpis aktualny z KRS | Sąd rejestrowy (sicil mahkemesi) |
| Certificate of good standing | KRS kaydı + US ve ZUS borcu yoktur yazıları | KRS, vergi dairesi, ZUS |
| Articles of association | Umowa spółki (noter senedi) veya birleştirilmiş metin | Noter |
| Board resolution | Uchwała zarządu / ortaklar kurulu kararı | Şirket, imzalar noter onaylı |
| Power of attorney | Pełnomocnictwo | Noter |
| Register of shareholders | Lista wspólników | Şirket, imza noter onaylı |
| Tax residency certificate | Certyfikat rezydencji CFR-1 | Vergi dairesi |
Ayrı bir kalem, ihalelerde sıkça istenen tüzel kişi adli sicil belgesidir (zaświadczenie o niekaralności podmiotu zbiorowego). KRK'dan alınan bağımsız bir belgedir ve ayrıca ele alıyoruz.
Üç ayrı tasdik güzergâhı
Kilit nokta: apostili MSZ verir, ancak her belgeye doğrudan değil. Bazı belgeler ara makamdan geçer ve sıra atlanamaz.
Güzergâh 1: KRS kaydı doğrudan MSZ'ye. Sicil mahkemesinden imza ve mühür taşıyan kâğıt odpis (güncel veya tam) alınır, MSZ'ye götürülür, 60 PLN ödenir, apostil çıkar. En basit yol.
Güzergâh 2: noter belgeleri bölge mahkemesi üzerinden. Şirket sözleşmesi, noter vekâletnamesi, noter senedi sureti. Önce Sąd Okręgowy başkanı noterin imzasını tasdik eder, ardından MSZ apostil verir.
Güzergâh 3: şirketin özel belgeleri, üç aşama. Yönetim kurulu kararı, ortaklar listesi, yönetim kurulu üyesince imzalanmış beyan. MSZ bunları tek başına kabul etmez. Sıra: noterin imza tasdiki, bölge mahkemesinin noter imzası tasdiki, sonra apostil.
En sık yapılan hata sistem çıktısı getirmektir. Bunu aşağıda açıyoruz.
eKRS çıktısı neden kabul edilmiyor
eKRS sistem çıktısı Polonya içinde resmî belge gücündedir. Ancak MSZ yalnızca imza ve mühür taşıyan kâğıt asıllarla çalışır; internet çıktısında bu unsurlar yoktur.
İki çözüm:
- Sicil mahkemesinden kâğıt odpis talep etmek - şahsen, posta veya vekil aracılığıyla. Türüne göre 30-60 PLN, 1-7 gün.
- Çıktıyı noterde tasdik ettirip üçüncü güzergâhtan ilerlemek. Daha pahalı, ama mahkeme yoğunsa daha hızlı olabilir.
Aynı mantık e-KRK ve diğer elektronik belgeler için geçerlidir - ayrıntılar burada.
Maliyet ve süreler
| Kalem | Tutar | Süre |
|---|---|---|
| Güncel KRS kaydı (kâğıt) | 30 PLN | 1-7 gün |
| Tam KRS kaydı | 60 PLN | 1-7 gün |
| Noterde imza tasdiki | 20-50 PLN + KDV | aynı gün |
| Noter senedi sureti | sayfa başına 6 PLN + KDV | aynı gün |
| Bölge mahkemesi tasdiki | belge başına 26 PLN | 1-5 gün |
| MSZ apostili | belge başına 60 PLN | 1-3 gün |
| Yeminli tercüme | hacme göre | 1-3 gün |
"KRS + şirket sözleşmesi + vekâletname" seti, apostil ve tercümelerle birlikte 700-1.200 PLN resmî harç ve 7-14 iş günü tutar.
Haftalara mal olan üç tuzak
Tercümenin apostilden önce yapılması. Apostil asla işlenir. Önce tercüme edilirse apostil şerhi tercüme dışında kalır ve alıcı taraf düzeltme ister. Doğru sıra: asıl, apostil, ardından apostil metni dâhil yeminli tercüme.
Üç aydan eski kayıt. Apostilin kendisi süresizdir, ancak bankalar ve siciller neredeyse her zaman başvuru tarihinde 3, bazen 6 aydan yeni bir KRS kaydı ister. Kaydı belirli bir tarihe göre sipariş edin.
Lahey Sözleşmesi dışındaki ülke. BAE, Vietnam, Irak, Mısır ve bir düzine başka ülke apostili tanımaz; tam konsolosluk tasdiki gerekir. Farklı zincir, farklı tarife, farklı süre. Ayrımı ayrıca ele aldık.
Bizim yaptığımız iş
- Talebin netleştirilmesi. Karşı taraftan kesin liste istiyoruz; "company documents" bir liste değildir. Çoğu kez kalemlerin yarısı gereksiz çıkar.
- Asılların temini - KRS, US ve ZUS yazıları, noter suretleri; vekâletle.
- Zincirin yürütülmesi - noter, bölge mahkemesi, MSZ veya büyükelçilik; tek akış, tek sorumluluk.
- Yeminli tercüme doğru aşamada, apostil şerhi dâhil.
- Teslimat - asılların kuryeyle hedef ülkeye gönderimi.
Süre ve ücretler hizmet sayfasında. Paralel olarak yurt dışında yapı kuruyorsanız yabancı şirket temsilcilikleri hizmetimize bakın.
Sık sorulan sorular
AB içindeki bir banka KRS kaydında apostil ister mi? Genellikle hayır. AB içinde 2016/1191 sayılı tüzük ve sicillerin karşılıklı tanınması uygulanır; çoğu Avrupa bankası tercümeli kaydı kabul eder. Apostili AB dışındaki kurumlar ister.
İngilizce belge apostillenebilir mi? Apostil Lehçe asla işlenir. İngilizce metin, apostilden sonra yeminli tercümeyle elde edilir. Bazı mahkemeler AB amaçlı iki dilli kayıt düzenler.
İki ülkeye gidecekse kaç apostil gerekir? Ülke sayısı kadar asıl. Apostil belirli bir nüshaya bağlanır.
MSZ'den belgeleri kim teslim alabilir? Vekâletnameli herhangi bir kişi. Biz tam olarak bu şekilde çalışıyoruz.
Şirket yeni kuruldu, KRS kaydı henüz yok. Kayıt işlenmeden odpis verilmez. S24 üzerinden tescilde kayıt genellikle 1-3 günde görünür - nasıl işlediği.
Kurumsal apostil tek bir mühür değil, iki-üç makamlı bir zincirdir ve burada sıra hızdan önemlidir. Sıradaki bir hata bir haftaya ve ikinci kez harç ödemeye mal olur.
Karşı tarafın talebini iletin - gerçekten neyin gerektiğini belirleyip paketi baştan sona hazırlayalım.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır. Yabancı kurumların koşulları farklılık gösterir - durumunuz için bir hukukçuya danışın.