Bize gelen apostil taleplerinin yarısı aslında apostil gerektirmiyor. Ya belge, apostili tanımayan bir ülkeye gidiyor ve tam konsolosluk tasdiki gerekiyor; ya da tam tersine, Polonya ile hedef ülke arasında ikili bir anlaşma var ve belge hiçbir tasdik olmadan kabul ediliyor.
Para ve süre farkı ciddidir: MSZ'de (Polonya Dışişleri Bakanlığı) apostil belge başına 60 PLN'dir ve bir-iki günde çıkar; konsolosluk tasdiki iki kurumdan geçer, MSZ'de 26 PLN artı konsolosluk harcı tutar ve en az bir hafta sürer. Kendi senaryonuzu beş dakikada nasıl belirleyeceğinizi anlatalım.
İki değil, üç senaryo
| Senaryo | Yapılacak işlem | MSZ harcı | Süre |
|---|---|---|---|
| Ülke 1961 Lahey Sözleşmesi tarafı | Apostil | belge başına 60 PLN | 1-3 iş günü |
| Ülke sözleşme dışı | MSZ tasdiki + büyükelçilik tasdiki | 26 PLN + konsolosluk harcı | 5-15 iş günü |
| İkili adli yardım anlaşması var | Genellikle yalnızca yeminli tercüme | 0 PLN | 0 gün |
Üçüncü senaryo neredeyse hiç yazılmaz ve müvekkillerimize en çok tasarrufu o sağlar.
Apostilin hiç gerekmediği durumlar
Polonya bir dizi ülkeyle ikili adli yardım anlaşmasına taraftır ve bu anlaşmalar resmî belgeleri her türlü tasdikten muaf tutar. Pratikte önemli olanlar:
- Ukrayna - 24 Mayıs 1993 tarihli anlaşma (Dz.U. 1994 nr 96 poz. 465). Art. 15 belgeleri açıkça tasdikten muaf tutar.
- Belarus - 1994 anlaşması, benzer hüküm.
- Rusya - 1996 anlaşması, benzer hüküm.
Sonuç: Polonya USC'sine (nüfus dairesi) sunulacak Ukrayna doğum belgesi, evlilik belgesi, boşanma kararı veya nüfus kaydı - transkripsiyon, evlilik ya da ikamet dosyası için - apostil gerektirmez. Yalnızca Lehçe yeminli tercüme yeterlidir.
Açıkça söylenmesi gereken kayıt: her idare bunu hatırlamıyor. Bazı üniversiteler, kimi noterler ve tek tük nüfus memurları alışkanlıkla apostil istiyor. Mesele, ilgili maddeye ve Dziennik Ustaw numarasına atıf yapan bir yazıyla çözülür, ancak buna birkaç gün pay ayırın.
Diplomalarda durum daha karmaşıktır. Denklik (nostryfikacja) ayrı düzenlenir ve üniversiteler kendi belge koşullarını belirleyebilir. Bu yolu ayrı bir yazıda ele alıyoruz.
Lahey Sözleşmesi'ne kim taraf, kim değil
Taraf listesi sürekli büyüyor ve son yıllarda belirgin biçimde değişti:
- Çin Kasım 2023'te katıldı; Çin belgeleri için konsolosluk tasdiki artık gerekmiyor.
- Kanada - Ocak 2024'ten itibaren.
- Suudi Arabistan - Aralık 2022'den itibaren.
- Pakistan - Mart 2023'ten itibaren.
- Endonezya - 2022'den, Filipinler - 2019'dan itibaren.
2026 itibarıyla sözleşme dışında kalan ve dosyalarımızda sık görülen ülkeler: BAE, Vietnam, Irak, Ürdün, Libya, Mısır, Cezayir, Lübnan, Küba, Tayland, Malezya, Myanmar, Tayvan.
Akılda tutulacak kural: liste yılda birkaç kez değişir. Başvuru öncesinde ülkenin güncel durumunu Lahey Uluslararası Özel Hukuk Konferansı sitesinden doğrulayın - biz her dosyada bunu kontrol ediyoruz.
Konsolosluk tasdiki nasıl işler
Ülke sözleşme dışındaysa zincir uzar ve kısaltılamaz:
- Belgenin hazırlanması. İmzalı ve mühürlü asıl. Noter belgeleri ve suretler önce Sąd Okręgowy'de (bölge mahkemesi) tasdik edilir.
- MSZ tasdiki. Dział Legalizacji, Varşova, ul. Krucza 38/42. Harç belge başına 26 PLN'dir (apostildeki 60 PLN değil).
- Hedef ülke büyükelçiliğinde tasdik. Her temsilcilik kendi kurallarını, süresini ve tarifesini uygular. Bazıları resmî dile, bazıları yalnızca İngilizceye tercüme ister.
- Tercüme. Alıcı tarafın koşullarına göre yeminli veya konsolosluk tercümesi.
Bu güzergâhtaki en yaygın hata tercümeyi erken yaptırmaktır. Birçok büyükelçilik tercümenin MSZ tasdikinden sonra yapılmasını ve tasdikli asla iliştirilmesini ister. "Önceden" yapılan tercüme yeniden yaptırılır.
Polonya'da apostil: hangi kurum neyi tasdik eder
Yetkili makam MSZ Dział Legalizacji'dir. Şahsen başvuru randevuyla Varşova ul. Krucza 38/42 adresinde, posta başvurusu al. Szucha 23 adresine yapılır. Harç belge başına 60 PLN olup Urząd Dzielnicy Śródmieście hesabına yatırılır.
2026 için önemli nokta: MSZ hâlâ yalnızca kâğıt asılla çalışıyor. Elektronik belgenin çıktısı (e-KRK, KRS çıktısı, ePUAP belgesi) doğrudan kabul edilmez; önce noter tasdiki ve sąd okręgowy onayı alınmalı ya da düzenleyen kurumdan kâğıt asıl temin edilmelidir. Bu tuzağı elektronik belgeler ve apostil yazımızda ayrıntılı anlatıyoruz.
Bazı belgeler önceden tasdik gerektirir, bazıları ise hiç MSZ'ye gitmez:
| Belge türü | MSZ öncesinde veya MSZ yerine |
|---|---|
| USC belgeleri (doğum, evlilik, ölüm) | doğrudan MSZ |
| Noter senetleri, vekâletnameler | Sąd Okręgowy (bölge mahkemesi) |
| Üniversite diplomaları | NAWA - apostille'i kendisi verir |
| Okul diplomaları | Kuratorium Oświaty, lise bitirme belgesi - OKE; apostille'i kendileri verir |
| KRK adli sicil belgesi | doğrudan MSZ |
| KRS ve CEIDG kayıtları | doğrudan MSZ |
Senaryonuzu beş dakikada belirleme
Sırayla üç soru:
- Belge hangi ülkeye gidiyor? Nereden geldiği değil, nereye gittiği önemlidir. Apostili belgenin kaynak ülkesi verir, ancak koşulu hedef ülke belirler.
- Polonya ile o ülke arasında adli yardım anlaşması var mı? Varsa büyük olasılıkla hiçbir işlem gerekmez.
- Anlaşma yoksa ülke Lahey Sözleşmesi tarafı mı? Evetse apostil, hayırsa konsolosluk tasdiki.
Para kazandıran dördüncü soru: kaç nüsha gerekecek? Apostil belirli bir nüshaya işlenir. Belge üç kuruma gidecekse üç asıl alıp üçünü birden tasdik ettirmek, altı ay sonra zinciri tekrarlamaktan ucuzdur.
Bizim yaptığımız iş
- Güzergâh analizi - hedef ülke, ikili anlaşmalar, sözleşmenin güncel durumu. Ücretsiz, tek görüşmede.
- Asılların temini - elinizde yoksa USC, KRS, üniversite veya KRK'dan talep ediyoruz.
- Diğer makamlar - bölge mahkemesi tasdiki, NAWA, kuratorium veya OKE.
- MSZ - vekâletle başvuru, ödeme ve teslim alma.
- Büyükelçilik - sözleşme dışı ülkelerde yazışmayı ve başvuruyu biz yürütüyoruz.
- Yeminli tercüme - zincirin doğru aşamasında, erken değil.
Süre ve ücretler hizmet sayfasında. Birden fazla belge farklı ülkelere gidiyorsa tek akışta yürütüyoruz; bu, her dosyayı ayrı işletmekten belirgin biçimde ucuzdur.
Sık sorulan sorular
Apostil ne kadar geçerlidir? Apostilin kendisi süresizdir. Süre sınırı belgeden gelir: adli sicil belgesi genellikle 3-6 ay kabul edilir, USC belgeleri süresizdir ancak alıcı kurumlar çoğu kez altı aydan yeni bir örnek ister. Ayrıntılar burada.
Suret üzerine apostil alınır mı? Noter onaylı suret üzerine evet, önce bölge mahkemesi tasdikiyle. Sıradan fotokopiye hayır.
Ülke sözleşme dışı olduğu hâlde büyükelçilik apostil istiyorsa? Bazı temsilcilikler "apostil" sözcüğünü MSZ tasdiki anlamında kullanır. Koşulu yazılı isteyin; kullanılan terim ile uygulama sıkça ayrışır.
Yurt dışında düzenlenmiş bir belge Polonya'da apostillenebilir mi? Hayır. Apostili yalnızca belgeyi düzenleyen ülke verir. Ukrayna belgesi Ukrayna'da, Türk belgesi Türkiye'de apostillenir. Uzaktan organizasyonu apostille ve resmi onay hizmetimiz kapsamında biz üstleniyoruz.
Yurt dışında hesap açmak için şirket belgeleri apostil gerektirir mi? Genellikle evet; KRS kaydı ve şirket sözleşmesini kapsayan ayrı bir süreçtir, ayrıca ele alıyoruz.
Doğru soru "apostili nereden alırım" değil, "gerçekten gerekli mi" sorusudur. Dosyalarımızın üçte birinde yanıt hayır ve bu müvekkile haftalar kazandırıyor.
Belge listesini ve hedef ülkeyi iletin - güzergâhı tek görüşmede çıkaralım ve işe başlamadan kesin tutarı söyleyelim.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır. Kabul eden kurumların koşulları farklılık gösterir - durumunuz için bir hukukçuya danışın.