Kısaca: 1 Haziran 2025'ten itibaren Polonya'da yabancı işe alımındaki ihlaller için yeni bir yaptırım rejimi yürürlüktedir. Temel rakamlar: her yasadışı istihdam vakası başına 3.000 PLN ceza, sistematik ihlallerde 30.000 PLN'ye kadar, yabancının sınır dışı maliyetini (koszt repatriacji) 4.200 PLN'ye kadar karşılama yükümlülüğü ve en kötü senaryoda taşeronların ihlallerinden müşterek sorumluluk. Bu, "kayıt dışı" işverenlerden çok KOBİ'leri ve depoları vuran bir değişikliktir. 2026'da Mazowieckim'deki her üç PIP (Państwowa Inspekcja Pracy - Devlet İş Müfettişliği) denetiminden biri ceza ile sonuçlanıyor. Çünkü HR ekipleri süreçleri yeni gereksinimlere göre yeniden kurmaya yetişemedi.
Bu yazıda; yeni Ustawa'ya göre neyin yasadışı istihdam sayıldığı, yabancı çalışmaya başlamadan önce hangi adımların atılması gerektiği ve denetim riskinin nasıl en aza indirileceği ele alınıyor.
Tam olarak ne cezalandırılıyor?
2025'e kadar işverenin temel günahı "brak zezwolenia" (izin eksikliği) idi. Yabancı izinsiz çalışıyorsa ceza, izin varsa her şey yolundaydı. Haziran 2025'ten itibaren ihlal yelpazesi genişledi. Şimdi şu durumlar cezalandırılıyor:
1. Powierzenie pracy bez aktualnej podstawy. (geçerli temele dayanmadan iş verme) Yabancı, süresi dolmuş bir oświadczenie veya temeli ortadan kalkmış bir Karta czasowego pobytu (geçici oturum kartı) ile çalışıyor (örneğin önce öğrenciydi, şimdi statüsü yok). İşveren statüyü üç ayda bir kontrol etmek zorundadır.
2. İşe başlamadan önce bilgilendirme yükümlülüğünün yerine getirilmemesi. 1 Haziran 2025'ten itibaren - yabancının her işe girişi ilk iş gününden önce sisteme kaydedilmelidir. Kayıt PUE ZUS veya PUP üzerinden yapılır. Bir günlük gecikme bile ihlaldir.
3. Fiili çalışma koşullarının kayıtla uyuşmaması. Yabancı 8 saat 5 gün ve zezwolenie typu A ile kayıtlı, ancak fiilen 12 saat 6 gün çalışıyor. Bu "başka iş" sayılır ve formal olarak yasadışıdır. Çünkü zezwolenie bu durumu kapsamaz.
4. Beyan edilen ücretten düşük maaş. Zezwolenie'de 5.200 PLN brüt yazılı ancak fiilen 4.800 PLN ödeniyorsa bu ihlaldir ve Ustawa'nın 88f maddesidir. Wojewoda (eyalet valisi) zezwolenie'yi geri çekebilir.
5. Paravan taşeronların kullanılması. İşveren yabancıyı resmen istihdam etmiyor, başka bir JDG ile "umowa o świadczenie usług" (hizmet sözleşmesi) üzerinden çalıştırıyor. PIP bunun fiilen powierzenie pracy (iş verme) olduğunu kanıtlarsa şemanın iki tarafına da ceza kesilir.
2026 ceza tarifeleri
| İhlal | Ceza tutarı |
|---|---|
| İzinsiz yabancıya iş vermek | İşçi başına 3.000 PLN |
| PUP'a oświadczenie kaydı yapılmaması | İşçi başına 3.000 PLN |
| ZUS'a süresinde işe başlama bildirilmemesi | 3.000 PLN |
| 5 ülke vatandaşının (UA, BY, MD, GE, AM) PUP'a bildirilmemesi | 1.500 PLN |
| Diğer yasadışı iş verme durumları | 30.000 PLN'ye kadar |
| Tekrarlanan ihlaller (yılda 3+ vaka) | 30.000 PLN'ye kadar + 5 yıla kadar iş verme yasağı |
| Yabancının sınır dışı maliyetinin karşılanması | İşçi başına 4.200 PLN'ye kadar |
Önemli değişiklik - cezalar artık "kary administracyjne" (idari yaptırım), "grzywny" (adli para cezası) değil. Doğrudan wojewoda veya PIP tarafından, mahkeme kararı gerekmeksizin verilir. İtiraz yalnızca 30 gün içinde WSA (idare mahkemesi) nezdinde mümkündür.
Kim denetler?
2026'da Polonya'da dört kurum, yabancı işgücü hattında işverenleri denetleme yetkisine sahiptir:
1. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). En sık denetim yapan kurumdur. Kodeks Pracy (İş Kanunu) uyumunu, sözleşme kayıtlarını, iş güvenliğini denetler. 2025'ten itibaren PIP, MOS v2.0 (yabancılar için yeni e-başvuru sistemi) veritabanına erişim hakkı kazandı. Hangi zezwolenie'lerin geçerli olduğunu görebilir.
2. Straż Graniczna. (sınır muhafızı) Yabancıları ikamet ve çalışma yasallığı bakımından özel olarak denetler. Önceden bildirimsiz işyerlerine girme, belgeleri doğrudan iş yerinde kontrol etme yetkisi vardır. 2025-2026'da inşaatlarda, lojistikte ve depolarda denetim yoğunluğu hızla arttı.
3. ZUS. Składek (prim) kayıt ve ödemelerinin doğruluğunu denetler. MOS ile otomatik mutabakat üzerinden çalışan ancak ZUS'a bildirilmemiş yabancı durumlarını tespit eder.
4. Urząd Skarbowy. (vergi dairesi) Vergi kontrolü kapsamında yabancı maaş beyanlarını ve PIT-11'in doğru iletimini denetler.
Ayrıca çalışan veya rakip ihbarları denetim başlatabilir - PIP'e anonim skarga (şikayet) yoluyla. 2025'ten itibaren bu tür ihbarlar belirgin biçimde arttı. Çünkü ihlal artık işverene teorik değil, gerçek paraya mal oluyor.
Yabancı işe almadan önce HR kontrol listesi
Bu, yabancı çalıştıran her şirketin formelize etmesi gereken temel prosedürdür:
Adım 1. İkamet statüsünün kontrolü.
- Pasaport + geçerli vize veya Karta Pobytu taranır.
- Geçerlilik süresi kontrol edilir - en az 30 gün ileriyi kapsamalıdır.
- Karta Pobytu varsa annotacja (şerh) kontrol edilir (dostęp do rynku pracy / şerh yok).
- Şerh yoksa çalışma için temel kontrol edilir.
Adım 2. Yasal çalışma temelinin alınması.
- 5 ülke vatandaşı (UA, BY, MD, GE, AM) ise - PUP'a oświadczenie kaydı (1-7 gün), iş başlamadan önce.
- Diğerleri için - voyvodalığa zezwolenie typu A başvurusu (2-4 ay).
- AB Mavi Kartı / AB sakini / Karta stałego pobytu (daimi oturum kartı) sahibi ise izne gerek yoktur ancak bu durum doğrulanır.
- Wykaz (üniversite listesi) mezunu ise üniversitenin gerçekten Wykaz'da olup olmadığı kontrol edilir.
Adım 3. Sözleşme imzalanması.
- Umowa o pracę (belirli/belirsiz süreli iş sözleşmesi) veya zlecenie - gerçek maaş, çalışma saatleri, pozisyon belirtilerek.
- Tüm koşullar zezwolenie/oświadczenie'de yazılanla uyuşmalıdır.
Adım 4. İlk iş gününden önce ZUS'a kayıt.
- Zgłoszenie ZUS ZUA (zlecenie için ZZA) - işe başlama tarihi belirtilerek.
- 2026'da ZUS yalnızca elektronik bildirim kabul ediyor.
Adım 5. PUP/voyvodalığın bilgilendirilmesi.
- Oświadczenie ise - işe başlama bildirimi 7 gün içinde.
- Zezwolenie typu A ise - sözleşmenin fiilen imzalanmasından sonra 7 gün içinde bildirim.
Adım 6. Arşivleme.
- Personel dosyasında 5 yıl boyunca saklanacaklar: pasaport kopyaları, vizeler, Karta Pobytu, zezwolenie/oświadczenie, ZUS kayıt onayları.
HR'nin en sık yaptığı hatalar
Hata 1. "Karta Pobytu'su var, demek ki çalışabilir." "Dostęp do rynku pracy" şerhi olmayan Karta Pobytu, izinsiz çalışma hakkı VERMEZ. Bu, belirli bir işverene yönelik çalışmadır. İşveren değişikliğinde yeni zezwolenie veya zmiana decyzji (karar değişikliği) gerekir.
Hata 2. "Karta süresi bir ay önce doldu ama yenisi için başvurdu, çalışsın." MOS v2.0'dan UPO (başvuru kabul belgesi) yasal ikamet sağlar ancak otomatik çalışma hakkı vermez. Yabancı "iş" temelinde ise tekrar oświadczenie sunulmalı veya "zezwolenie podlegające kontynuacji" alınmalıdır.
Hata 3. Kağıttaki maaş ile gerçek maaş. Küçük şirket 6.000 PLN brüt anlaşır ama zezwolenie'ye 4.806 PLN (asgari) yazar. Yabancı sevinir çünkü "cebe" daha çok girer. Bir yıl sonra PIP denetimi, vergi tarhiyatı, ceza ve zezwolenie iptali.
Hata 4. "Agencja pracy tymczasowej" (geçici iş bürosu) üzerinden dış kaynak. Ajans kullanmak nihai işverenin işçi statüsünün yasallığından sorumluluğunu kaldırmaz. Yasa açıktır: "pracodawca użytkownik" (kullanıcı işveren) ajansla eşit sorumludur.
Hata 5. "Sessiz kalırsak denetimler bizi atlar." Yanılsamadır. MOS v2.0 + ZUS + Straż Graniczna birleşik veritabanlarıyla, aktif sözleşmeler varken sistemlerde yabancı görünmemesi - denetim hedefi seçim algoritması için kırmızı bayraktır.
İşletmeyi koruma stratejisi
LegalWin'de HR süreçlerine entegre edilebilecek üç koruma seviyesi belirledik:
Seviye 1. Compliance audit. Mevcut tüm yabancı çalışanların dış denetimi: statü, belge, kayıt kontrolü. Mevcut risklerin tespiti. Süre - 5-10 iş günü, tarife 50 işçiye kadar şirketler için 4.500 PLN'den.
Seviye 2. HR sürecinin kontrol altına alınması. Yabancı işe alımı için iç yönetmelik geliştirme + HR ekibi eğitimi. Sözleşme şablonları, mülakat senaryoları, her aşama için kontrol listeleri dahil. Tarife 6.000 PLN'den.
Seviye 3. Legalizasyonun dış kaynağa verilmesi. Tüm oświadczeń, zezwoleń ve Karta Pobytu takip süreçlerinin yükleniciye devri. İşveren onaylanmış bir umowa ile tam belge paketi olan hazır işçiyi alır. Tarife - işçi başına 1.200 PLN'den + ayda 2.500 PLN'den retainer.
Denetim zaten geldiyse ne yapılır?
1. gün. Müfettişlerle tartışmaya girmeyin. Yalnızca talep edilen belgeleri sağlayın. Bir şey eksikse "kontrol etmem gerek, 7 gün içinde göndereceğim" demek, cevap uydurmaktan daha iyidir.
2-7. günler. Avukatla durum analizi. Genellikle kontrol tutanağında itiraz edilebilir formel hatalar bulunur.
8-37. günler. Tutanağa zastrzeżenia (itiraz) sunma - 7 gün. Ceza kararına odwołanie (itiraz) sunma - 14 gün.
Ceza kararından sonra. WSA'ya 30 gün içinde skarga. Mahkeme süreci devam ederken ceza, zabezpieczenie (tedbir) kararıyla durdurulur.
Ne zaman başvurmalı?
En iyi an - ilk yabancıyı işe almadan önce. Bu, süreçleri doğru kurmanıza ve risk biriktirmemenize olanak tanır.
İkinci en iyi an - şu an, eğer zaten yabancı çalıştırıyorsanız ve yasallıktan tam emin değilseniz. Compliance audit, risklerin cezaya dönüşmeden önce tespit edilmesini sağlar.
Üçüncü an - denetim bildirimi (zawiadomienie) aldıktan veya denetim sonrasında. Burada avukatın manevra alanı daha dardır ancak somut araçlar vardır - tutanak itirazları, temyizler, ceza ertelemeleri.
HR danışmanlığı için randevu alın
Bu yazı genel niteliktedir. Somut riskler ve koruma stratejisi şirket yapısına, çalışan kompozisyonuna ve mevcut süreçlere bağlıdır. Bireysel durumlarda bir avukata danışın.
İlgili materyaller: