Польская Sp. z o.o. открывает счёт в банке ОАЭ, регистрирует дочернюю компанию в Грузии, участвует в тендере в Казахстане или подаёт документы на торговую марку в Турции. Во всех этих случаях контрагент просит «apostilled company documents» - и здесь начинается путаница, потому что в Польше нет документа с названием certificate of good standing.
Разберём, что именно заказывать, в каком порядке и сколько это стоит.
Какие документы обычно требуют
| Что просят за границей | Польский эквивалент | Где получить |
|---|---|---|
| Certificate of incorporation | Odpis aktualny z KRS | Sąd rejestrowy (регистрационный суд) |
| Certificate of good standing | Odpis aktualny z KRS + zaświadczenie o niezaleganiu US и ZUS | KRS + urząd skarbowy + ZUS |
| Articles of association | Umowa spółki (akt notarialny) или tekst jednolity | Нотариус |
| Board resolution | Uchwała zarządu / zgromadzenia wspólników | Фирма, с нотариальным заверением подписей |
| Power of attorney | Pełnomocnictwo | Нотариус |
| Register of shareholders | Lista wspólników | Фирма, заверение подписи у нотариуса |
| Tax residency certificate | Certyfikat rezydencji CFR-1 | Urząd skarbowy |
Отдельная позиция - zaświadczenie o niekaralności podmiotu zbiorowego (справка о несудимости юридического лица), которую часто просят в тендерах. Это самостоятельный документ из KRK, и мы разбираем его отдельно.
Цепочка заверения: три разных маршрута
Ключевое, что нужно понять: апостиль ставит MSZ, но не на всё напрямую. Часть документов проходит промежуточную инстанцию, и порядок нарушать нельзя.
Маршрут 1: odpis z KRS - напрямую в MSZ. Берёте в регистрационном суде бумажный odpis (полный или актуальный) с подписью и печатью суда, несёте в MSZ, платите 60 PLN, получаете апостиль. Самый простой путь.
Маршрут 2: нотариальные документы - через Sąd Okręgowy. Umowa spółki, pełnomocnictwo notarialne, wypis aktu notarialnego. Сначала prezes Sądu Okręgowego (председатель окружного суда) заверяет подпись нотариуса, потом MSZ ставит апостиль. Две инстанции, два срока.
Маршрут 3: частные документы фирмы - через нотариуса и суд. Uchwała zarządu, lista wspólników, справка, подписанная членом правления. Сам по себе такой документ MSZ не примет. Сначала нотариус заверяет подпись подписанта (poświadczenie podpisu), затем Sąd Okręgowy заверяет подпись нотариуса, затем MSZ. Три инстанции.
Самая частая ошибка клиентов - принести распечатку из системы. Об этом ниже.
Электронная выписка из KRS: почему её не принимают
Wydruk z systemu eKRS имеет силу официального документа внутри Польши - это прямо следует из закона о KRS. Но MSZ работает с бумажными оригиналами, на которых есть подпись и печать. Распечатка с сайта таких реквизитов не содержит.
Два выхода:
- Заказать бумажный odpis в регистрационном суде - лично, по почте или через представителя. 30-60 PLN в зависимости от вида, срок 1-7 дней.
- Заверить распечатку у нотариуса и дальше вести по маршруту 3. Дороже и дольше, но иногда быстрее, если суд затягивает.
Та же логика работает для e-KRK и других электронных документов - подробный разбор здесь.
Сколько это стоит и сколько занимает
| Позиция | Стоимость | Срок |
|---|---|---|
| Odpis aktualny z KRS (бумажный) | 30 PLN | 1-7 дней |
| Odpis pełny z KRS | 60 PLN | 1-7 дней |
| Poświadczenie podpisu у нотариуса | 20-50 PLN + VAT за подпись | в день визита |
| Wypis aktu notarialnego | 6 PLN + VAT за страницу | в день визита |
| Poświadczenie w Sądzie Okręgowym | 26 PLN за документ | 1-5 дней |
| Апостиль MSZ | 60 PLN за документ | 1-3 дня |
| Присяжный перевод | по объёму | 1-3 дня |
Полный комплект «KRS + устав + доверенность» с апостилями и переводами укладывается в 700-1 200 PLN официальных расходов и 7-14 рабочих дней, если ничего не срывается.
Три ловушки, на которых теряют недели
Перевод сделан до апостиля. Апостиль ставится на оригинал. Если сначала перевести, а потом апостилировать - апостиль ляжет на польский оригинал, а перевод останется без него, и принимающая сторона может потребовать переделать. Правильный порядок: оригинал → апостиль → присяжный перевод всего вместе, включая текст апостиля.
Odpis «старше трёх месяцев». Сам апостиль бессрочен, но банки и регистраторы почти всегда требуют выписку из KRS не старше 3, реже 6 месяцев на дату подачи. Заказывать её нужно под конкретный дедлайн, а не «заранее, чтобы лежало».
Страна вне Гаагской конвенции. ОАЭ, Вьетнам, Ирак, Египет и ещё десяток юрисдикций апостиль не признают - там нужна полная консульская легализация через посольство. Это другая цепочка, другой тариф и другие сроки. Разбираем развилку отдельно.
Что делаем мы
- Уточняем требование. Просим у контрагента точный список - «company documents» это не список. Часто выясняется, что половина пунктов не нужна.
- Заказываем оригиналы - KRS, справки US и ZUS, нотариальные выписки. По доверенности, без вашего участия.
- Ведём цепочку - нотариус, Sąd Okręgowy, MSZ или посольство. Один поток, одна ответственность за сроки.
- Присяжный перевод в правильный момент, включая текст апостиля.
- Доставка - оригиналы курьером в нужную страну.
Сроки и стоимость - на странице апостиль под ключ в Варшаве. Если параллельно открываете структуру за границей, полезно посмотреть материал про релокацию бизнеса и представительства.
Частые вопросы
Нужен ли апостиль на выписку из KRS для банка внутри ЕС? Обычно нет. Внутри ЕС действует Регламент 2016/1191 и практика взаимного признания реестров; большинство европейских банков принимают odpis z KRS с переводом. Апостиль требуют банки вне ЕС.
Можно ли апостилировать документ на английском? Апостиль ставится на польский оригинал. Если нужен документ на английском - делается присяжный перевод после апостиля. Некоторые суды выдают odpis z KRS в двуязычном формате для целей ЕС.
Сколько апостилей нужно, если документ идёт в две страны? Столько же оригиналов, сколько стран. Апостиль привязан к конкретному экземпляру, копию с апостилем принимающая сторона обычно не признаёт.
Кто может забрать документы в MSZ? Любое лицо по доверенности. Мы работаем именно так - клиенту не нужно приезжать в Варшаву.
Что делать, если фирма только зарегистрирована и записи в KRS ещё нет? Ждать wpisu. До внесения в реестр odpis не выдадут. При регистрации через S24 запись обычно появляется за 1-3 дня - как это устроено.
Корпоративный апостиль - это не одна печать, а цепочка из двух-трёх инстанций, где порядок важнее скорости. Ошибка в порядке стоит недели и повторной оплаты.
Пришлите требование контрагента - разберём, что реально нужно, и соберём пакет под ключ.
Материал носит информационный характер. Требования иностранных органов различаются - обратитесь к юристу для оценки вашей ситуации.