В Польше справку о несудимости выдают не только человеку, но и компании. Называется она zaświadczenie o niekaralności podmiotu zbiorowego и подтверждает, что фирма не фигурирует в реестре как субъект, привлечённый к ответственности по ustawie o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych.
Про эту справку узнают обычно в неудобный момент: за три дня до подачи в тендер, при получении лицензии на перевозки или когда иностранный контрагент присылает список документов, где среди прочего стоит company criminal record certificate.
Общий порядок получения KRK - формы, пошлины, e-KRK и бумажный путь - разобран в основном гайде по справке о несудимости в Польше.
Когда её требуют
| Ситуация | Что просят |
|---|---|
| Zamówienia publiczne (госзакупки) | справка на фирму + на каждого члена правления и прокуриста |
| Лицензии: транспорт, охрана, финансы, алкоголь | справка на фирму + на управляющих |
| Тендеры за границей | справка на фирму с апостилем и присяжным переводом |
| Банковский due diligence, крупные кредиты | по требованию банка |
| Партнёрские программы, вендоры | по требованию контрагента |
| Продажа фирмы, due diligence покупателя | часть стандартного пакета |
В госзакупках нюанс, на котором спотыкаются: одной справки на фирму недостаточно. Заказчик проверяет ещё и физлиц - членов zarządu, прокуриста, а в spółkach osobowych ещё и партнёров или комплементариев. Если в правлении иностранец, к его польской справке добавляется справка из страны гражданства. Как это делается.
Чем отличается от обычной справки
Формально это разные запросы в один и тот же реестр.
- Zapytanie o udzielenie informacji o osobie - на физическое лицо, по PESEL или паспортным данным.
- Zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym - на юридическое лицо, по номеру KRS и NIP.
Заполняются разные формуляры, и это первая причина отказов: люди подают форму «o osobie» с данными фирмы, получают документ не про то, и переделывают.
Вторая особенность: справка о podmiocie zbiorowym касается ответственности самой компании как субъекта, а не судимостей её владельцев. Чистая справка на фирму ничего не говорит о судимостях директора - это отдельный документ.
Как получить: три канала
1. Онлайн через e-KRK. Система Министерства юстиции. Нужна квалифицированная электронная подпись или Profil Zaufany представителя фирмы. Пошлина - 20 PLN, документ приходит в виде электронного файла, обычно в течение суток.
2. Бумажная подача. Punkt Informacyjny KRK при суде либо почтой в Biuro Informacyjne KRK. Пошлина - 30 PLN. Срок - от нескольких дней до двух недель, в зависимости от загрузки.
3. Через представителя по доверенности. Подходит, если у управляющих нет польского Profilu Zaufanego - типичная ситуация для фирм, зарегистрированных иностранцами дистанционно.
Электронный вариант дешевле и быстрее, но у него есть ограничение, о котором ниже.
Ловушка с электронной справкой
Электронная справка из e-KRK имеет полную юридическую силу внутри Польши: её принимают заказчики в госзакупках, банки и польские органы.
За границей начинается проблема. MSZ ставит апостиль только на бумажные оригиналы с подписью и печатью. Распечатка электронной справки такими реквизитами не обладает, и её нужно либо заверять у нотариуса и затем в sądzie okręgowym, либо изначально заказывать бумажный вариант.
Правило простое: документ едет за границу - заказывайте бумагу. Мы разбираем эту логику подробно в материале про электронные документы и апостиль.
Сколько действует
Закон срока годности не устанавливает, требования задаёт принимающая сторона:
- Госзакупки - обычно документ, выданный не ранее чем за 6 месяцев до подачи.
- Лицензии и концессии - как правило 3 месяца.
- Банки и иностранные контрагенты - чаще 3 месяца, иногда 6.
Практический вывод: заказывать под конкретный дедлайн, а не «пусть лежит». Справка стоит 20-30 PLN, повторный заказ дешевле, чем срыв подачи из-за просроченного документа.
Что делаем мы
- Определяем полный список. Почти всегда нужна не одна справка, а комплект: фирма плюс каждый управляющий, а для иностранцев - ещё и национальные справки.
- Получаем справки - и на фирму, и на физлиц, включая случаи, когда у управляющего нет PESEL: как получить KRK без PESEL.
- Апостиль или консульская легализация, если документы идут за границу.
- Присяжный перевод после апостиля, а не до.
- Сборка тендерного пакета - справки, odpis z KRS, zaświadczenia US и ZUS о niezaleganiu, в одном комплекте под требования заказчика.
Сроки и цены - на странице справка о несудимости под ключ. Если пакет нужен для иностранного контрагента, посмотрите также разбор про апостиль на корпоративные документы.
Частые вопросы
Нужна ли такая справка для JDG? Нет. Jednoosobowa działalność gospodarcza не является podmiotem zbiorowym - для неё берётся обычная справка на физическое лицо предпринимателя.
Что если фирма зарегистрирована месяц назад? Справку выдадут - реестр просто покажет отсутствие записей. Единственное условие: фирма должна быть внесена в KRS и иметь NIP.
Может ли справку заказать бухгалтер или юрист? Да, по доверенности от фирмы. Мы работаем именно так - управляющему не нужно ни ехать, ни иметь Profil Zaufany.
Что делать, если в реестре есть запись? Тогда нужен юридический анализ: что именно записано, когда истекает срок, есть ли основания для zatarcia (погашения). Это разбирается индивидуально.
Заменяет ли справка на директора справку на фирму? Нет. Это два разных документа про две разные ответственности. В тендерах обычно требуют оба.
Сколько стоит комплект для тендера? Официальные пошлины: 20-30 PLN за каждую справку, 30-60 PLN за odpis z KRS, справки о niezaleganiu из US и ZUS бесплатны или по 21 PLN. Основные расходы - не пошлины, а время на сбор.
Справка о несудимости фирмы стоит 20 PLN и делается за сутки, если знать, какой формуляр заполнять и какой канал выбрать. Проблемы начинаются, когда её заказывают в последний момент и не тем способом.
Пришлите требования заказчика или контрагента - соберём полный комплект под них.
Материал носит информационный характер. Требования заказчиков различаются - обратитесь к юристу для оценки вашей ситуации.