Zaproszenie nie jest listem ani dokumentem wydrukowanym w domu. To wpis do ewidencji zaproszeń dokonywany przez wojewodę na wniosek zapraszającego. Kosztuje 27 PLN, rozpatrywany jest do miesiąca i potwierdza dwie rzeczy: zapraszany ma gdzie mieszkać oraz ma kto pokryć koszty jego pobytu.
Rzecz podstawowa: zaproszenie nie jest wizą i nie gwarantuje jej wydania. Konsul traktuje je jako jeden z dokumentów w komplecie.
Krąg zapraszających
Ustawa ogranicza go wyraźnie:
| Kto | Warunek |
|---|---|
| Obywatel polski | zamieszkujący na terytorium RP |
| Obywatel UE, EOG, Szwajcarii | zamieszkujący w Polsce z prawem pobytu |
| Cudzoziemiec | legalny i nieprzerwany pobyt w Polsce przez co najmniej 5 lat, albo karta stałego pobytu, albo status rezydenta długoterminowego UE |
| Osoba prawna | z siedzibą w Polsce |
| Inna jednostka organizacyjna | z siedzibą w Polsce |
Stąd najczęstsza odmowa: cudzoziemiec z kartą czasowego pobytu na dwa lata nie może zaprosić krewnego. Potrzebuje pięciu lat nieprzerwanego pobytu albo tytułu bezterminowego - karty stałego pobytu lub statusu rezydenta UE.
Spółka może zapraszać niezależnie od struktury właścicielskiej, co przy wizytach biznesowych bywa szybszą drogą.
Zakres zobowiązań zapraszającego
To nie formalność, lecz realna odpowiedzialność finansowa. Zapraszający zobowiązuje się pokryć:
- koszty pobytu zapraszanego, w tym zakwaterowania;
- koszty podróży powrotnej do państwa pochodzenia lub zamieszkania;
- koszty leczenia, jeżeli okaże się potrzebne.
Zobowiązanie trwa również po wyjeździe gościa: koszty poniesione przez państwo w związku z wydaleniem albo leczeniem podlegają zwrotowi przez zapraszającego.
Wojewoda bada dwie przesłanki: posiadanie lokalu o odpowiedniej powierzchni oraz wystarczających środków. Próg finansowy liczony jest na każdą zapraszaną osobę i każdy miesiąc deklarowanego pobytu, odnosi się do kryteriów dochodowych z pomocy społecznej i bywa aktualizowany - dokładną kwotę warto potwierdzić przed złożeniem wniosku.
Procedura krok po kroku
- Wniosek składa zapraszający - osobiście w urzędzie wojewódzkim, korespondencyjnie albo elektronicznie.
- Dokumenty zapraszającego: dokument tożsamości, tytuł do lokalu (akt własności, umowa najmu), potwierdzenie dochodów (zeznanie podatkowe, zaświadczenie o zarobkach, wyciąg bankowy).
- Dane zapraszanego: pełne dane paszportowe, cel i okres wizyty, stopień pokrewieństwa albo charakter relacji.
- Opłata skarbowa 27 PLN za wpis do ewidencji.
- Rozpatrzenie - do 30 dni, w praktyce 2-4 tygodnie zależnie od województwa.
- Odbiór - oryginał odbiera zapraszający i przekazuje gościowi; konsul weryfikuje wpis w ewidencji.
Okres ważności wskazuje zapraszający, przy czym nie może przekroczyć roku.
Kiedy zaproszenie jest potrzebne
Przydaje się:
- przy wizie typu C na wizytę prywatną, gdy konsul oczekuje potwierdzenia celu i środków;
- przy wizycie biznesowej na zaproszenie polskiej spółki;
- przy odwiedzinach rodziny, gdy gość nie dysponuje własnymi środkami.
Nie jest potrzebne:
- obywatelom UE;
- przy wjeździe bezwizowym na 90 dni, jeżeli gość samodzielnie wykazuje cel i środki;
- posiadaczom ważnej wizy Schengen albo karty pobytu.
Osobno: zaproszenie nie stanowi podstawy do pracy. Gość na wizie odwiedzinowej pracować nie może - potrzebne jest zezwolenie albo oświadczenie, o czym pisaliśmy w omówieniu nowych zasad zatrudniania.
Najczęstsze przyczyny odmowy
Z naszej praktyki wojewoda odmawia wpisu z czterech powodów:
- Zapraszający nie spełnia przesłanek - najczęściej cudzoziemiec bez pięcioletniego stażu pobytowego.
- Niewystarczające środki wobec deklarowanego okresu wizyty.
- Brak wykazanego tytułu do lokalu albo powierzchnia nieadekwatna do liczby gości.
- Wątpliwości co do celu wizyty - rozbieżności w danych, historia odmów po stronie zapraszanego.
Odmowa podlega odwołaniu do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców w terminie 14 dni.
Zakres naszej pracy
- Weryfikacja uprawnienia do zapraszania przed złożeniem wniosku i opłaceniem opłaty skarbowej.
- Wyliczenie progu finansowego pod konkretny okres i liczbę gości.
- Przygotowanie i złożenie wniosku wraz z korespondencją z urzędem wojewódzkim.
- Zaproszenia firmowe przy wizytach biznesowych, z prawidłowym uzasadnieniem celu.
- Odbiór i asysta po przylocie: odbiór z lotniska.
- Dalsza legalizacja, gdy wizyta przeradza się w przeprowadzkę.
Zakres i ceny - na stronie usługi.
Najczęstsze pytania
Czy zaproszenie gwarantuje wizę? Nie. Decyzję podejmuje konsul, oceniając cel, środki, więzi z państwem zamieszkania oraz historię podróży.
Czy jednym wnioskiem można zaprosić kilka osób? Dla każdej osoby powstaje odrębny wpis i odrębna opłata, choć wnioski można złożyć jednocześnie.
Mam kartę pobytu na trzy lata. Czy mogę zaprosić? Nie. Wymagane jest pięć lat nieprzerwanego legalnego pobytu albo tytuł bezterminowy.
Jak długo ważne jest zaproszenie? Do roku; okres wskazuje zapraszający. Wizę konsul wydaje na własnych warunkach.
Czy zaprosić może spółka, w której jestem prezesem? Tak, o ile ma siedzibę w Polsce. To standardowa ścieżka przy wizytach partnerów i kontrahentów.
Co, jeśli gość nie wyjedzie w terminie? Koszty związane z jego pobytem i powrotem obciążają zapraszającego. Warto omówić to z gościem przed złożeniem wniosku.
Zaproszenie jest procedurą tanią i szybką, ale wiąże się z realnymi zobowiązaniami i wąskim kręgiem uprawnionych. Uprawnienie warto sprawdzić przed wizytą w urzędzie, a nie po odmowie.
Prosimy o informację, kogo i na jaki okres chcą Państwo zaprosić - zweryfikujemy status i policzymy próg finansowy.
Materiał ma charakter informacyjny. Praktyka urzędów wojewódzkich bywa różna - w indywidualnej sprawie prosimy o kontakt z prawnikiem.