В интернете широко разошёлся совет идти за apostille на свидетельство о рождении или браке к воеводе. Он неверный, и из-за него люди теряют дни. На документы из USC (Urząd Stanu Cywilnego, загс), как и на остальные польские официальные документы, apostille ставит MSZ - Referat ds. Legalizacji на ul. Krucza 38/42 в Варшаве. Госпошлина - 60 PLN за документ. Ниже разбираем, какой odpis нужен, когда выручает многоязычная форма и в каком порядке всё делать для использования за границей.
Кто ставит apostille на свидетельства USC - короткий ответ
На польские акты гражданского состояния (akt urodzenia, małżeństwa, zgonu, odpis o rozwodzie) apostille ставит MSZ. Воевода к apostille отношения не имеет - это распространённое заблуждение. Госпошлина - 60 PLN за документ. Нужен актуальный odpis из USC с круглой печатью и подписью чиновника. Внутри ЕС apostille часто заменяет wielojęzyczny odpis (многоязычная выписка). Порядок для заграницы: odpis, apostille в MSZ, присяжный перевод.
Какие документы и куда они идут
Через apostille на свидетельствах USC чаще всего проходят, когда польский документ нужен за рубежом:
| Документ | Типичная цель |
|---|---|
| Akt urodzenia (свид. о рождении) | иммиграция за рубеж, регистрация ребёнка, spadek |
| Akt małżeństwa (свид. о браке) | признание брака за границей, виза супруга |
| Akt zgonu (свид. о смерти) | наследство, страховые и пенсионные дела |
| Odpis o rozwodzie (о разводе) | повторный брак за рубежом, иммиграция |
Если документ остаётся в Польше или едет в страну ЕС, apostille часто не нужен вовсе - см. блок про многоязычную форму ниже.
Главное: apostille ставит MSZ, а не воевода
Здесь и кроется путаница. MSZ ставит apostille и на нотариальные акты, и на судебные документы, и на KRK, и на свидетельства из USC. Отдельного «воеводского» апостиля не существует: урзеды воеводств занимаются легализацией пребывания иностранцев, а не гаагским штампом.
Органы, отличные от MSZ, встречаются только для документов об образовании: дипломы вузов апостилирует NAWA, школьные аттестаты - kurator oświaty, аттестаты зрелости - директор OKE.
Практически:
- Берёте актуальный odpis свидетельства в USC. Нужен именно бумажный оригинал с круглой печатью и подписью - на распечатку из ePUAP apostille не поставят.
- Записываетесь в MSZ через legalizacja.msz.gov.pl и подаёте документ на ul. Krucza 38/42.
- Госпошлина - 60 PLN за документ, платится заранее в Centrum Obsługi Podatnika.
Odpis skrócony или zupełny и насколько свежий
USC выдаёт два вида выписок. Odpis skrócony (сокращённая) - базовые данные, годится для большинства целей. Odpis zupełny (полная) - со всеми отметками и изменениями, нужен, когда принимающая сторона хочет полную историю записи (например, после смены имени или внесённых правок).
Про свежесть: сам odpis срока годности по польскому праву не имеет, но многие иностранные органы хотят выписку не старше 3-6 месяцев. Поэтому берут свежий odpis под дату подачи и сразу ставят на него apostille - не на выписку трёхлетней давности.
Многоязычный odpis - когда apostille и перевод не нужны
Для использования внутри ЕС работает удобное исключение. По Регламенту (ЕС) 2016/1191 к польскому свидетельству USC можно бесплатно получить wielojęzyczny formularz (многоязычную стандартную форму). С ней в другой стране ЕС не нужен ни apostille, ни присяжный перевод - форма уже понятна тамошним органам.
Когда это выручает:
- Брак, рождение или развод нужно подтвердить в другой стране ЕС.
- Документ идёт в немецкий, французский, итальянский урзед.
Важно: исключение действует только внутри ЕС. Для США, Канады, ОАЭ, Великобритании и стран СНГ многоязычная форма не подойдёт - там нужен apostille и перевод.
Порядок для заграницы: odpis - apostille - перевод
Для неевропейской страны последовательность строгая:
- Свежий odpis из USC под дату подачи.
- Apostille в MSZ - 60 PLN за документ.
- Присяжный перевод готового документа вместе с текстом apostille.
Перевод - всегда после apostille, иначе текст штампа останется без перевода и переводить придётся заново. Общий гайд по apostille - см. apostille в Польше. Apostille на справку о несудимости - см. apostille справки о несудимости.
Самые частые ошибки
1. Пошли к воеводе вместо MSZ. Самая частая ошибка, и подсказывает её сам интернет. Apostille на свидетельства USC ставит MSZ на ul. Krucza 38/42, урзед воеводства этим не занимается.
2. apostille на старом odpisie. Многие страны смотрят на «возраст» выписки. Берите свежий odpis под дату подачи.
3. Перевод до apostille. Сначала apostille, потом перевод вместе с текстом штампа.
4. apostille для страны ЕС вместо многоязычной формы. Лишние деньги и время - внутри ЕС достаточно wielojęzycznego odpisu.
5. Не тот тип odpisu. Иногда принимающая сторона хочет именно odpis zupełny. Уточните заранее, чтобы не апостилировать «не тот» документ.
Когда нужен юрист
Один odpis с apostille для одной страны реально оформить самому. Юрист имеет смысл, когда:
- вы живёте не в Варшаве, а ехать в MSZ лично неудобно (тогда работаем по доверенности или почтой);
- нужен пакет из нескольких актов USC с apostille и переводами (иммиграция семьи, spadek);
- в записи были изменения (смена имени, исправления), и нужен правильный odpis zupełny;
- документ идёт в страну с консульской легализацией сверх apostille;
- сроки горят и нужно состыковать свежесть odpisu, apostille и перевода к дедлайну.
В LegalWin услуга апостиль и легализация в Варшаве включает apostille в MSZ и присяжный перевод, а услуга акты гражданского состояния (USC) - получение и оформление самих свидетельств, в том числе многоязычных.
Заказать apostille свидетельства USC →
Эта статья - обзорная. Требования к типу odpisu, легализации и сроку годности зависят от страны назначения и конкретной процедуры. По индивидуальному случаю обращайтесь к юристу для оценки.
Связанные материалы: