Apostille, tłumaczenie przysięgłe, nostryfikacja: kolejność

Kolejność jest zawsze ta sama. Najpierw sprawdzasz, czy dokument w ogóle potrzebuje apostille, potem apostille nadaje państwo, które dokument wydało, a na końcu tłumacz przysięgły tłumaczy dokument razem z apostille. Nostryfikacja dotyczy tylko dyplomów ukończenia studiów i jest potrzebna wtedy, gdy dyplomu nie uznaje umowa międzynarodowa, a ty potrzebujesz polskiego odpowiednika: do zawodu regulowanego, na studia albo dla pracodawcy. Prowadzi ją polska uczelnia, nie NAWA, i ma na to 90 dni od złożenia kompletnego wniosku.

Krok 1. Czy dokument w ogóle potrzebuje apostille

Zanim zapłacisz za apostille, przejdź przez trzy pytania.

Dokument pochodzi z innego państwa UE? Rozporządzenie 2016/1191 zwalnia z apostille dokumenty urzędowe dotyczące między innymi urodzenia, małżeństwa, rozwodu, zgonu, miejsca zamieszkania i obywatelstwa. Do takich dokumentów państwo wydania dołącza na wniosek wielojęzyczny formularz standardowy, który może zastąpić tłumaczenie. O tym, czy formularz wystarczy, decyduje polski urząd.

Dokument pochodzi z Ukrainy, Białorusi albo Rosji? Polskę wiążą z tymi państwami umowy o pomocy prawnej. Dokumenty sporządzone lub uwierzytelnione przez właściwy organ, z pieczęcią i podpisem, mają moc w drugim państwie bez legalizacji:

Wszystkie trzy są w bazie ISAP oznaczone jako obowiązujące. Niektóre instytucje proszą o apostille z przyzwyczajenia, więc przed wydatkiem zapytaj instytucję, która przyjmuje dokument, i powołaj się na umowę. Szerzej o tym wariancie piszemy w tekście o apostille i legalizacji konsularnej.

Państwo jest stroną konwencji haskiej z 1961 r.? Wtedy apostille. Jeśli nie jest, potrzebna jest legalizacja w konsulacie, która trwa dłużej i ma więcej etapów.

Krok 2. Apostille nadaje kraj wydania

Apostille nadaje wyłącznie organ państwa, z którego pochodzi dokument. Polskie MSZ nie opatrzy apostille ukraińskiego aktu urodzenia, a ukraińskie organy nie nadadzą jej na polskim dyplomie. Apostille trafia na oryginał albo urzędowy odpis. Na zwykłej kserokopii w Polsce nadać jej się nie da.

Na polskich dokumentach apostille kosztuje 60 zł opłaty skarbowej za każdy dokument. Nadaje ją MSZ, a na dokumentach uczelni NAWA, na większości świadectw szkolnych kurator oświaty, na świadectwach dojrzałości okręgowa komisja egzaminacyjna. Dokument notarialny i sądowy przed apostille musi poświadczyć sąd okręgowy.

Krok 3. Tłumaczenie przysięgłe po apostille

Tłumacz przysięgły tłumaczy cały dokument z pieczęciami, stemplami i treścią apostille. Jeśli zamówisz tłumaczenie przed apostille, zostanie nieprzetłumaczona strona i potrzebne będzie drugie zlecenie.

W postępowaniu o kartę pobytu dokumenty w obcym języku składa się z tłumaczeniem na polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego (art. 8 ust. 2 ustawy o cudzoziemcach). Wniosek idzie przez MOS, a urząd mazowiecki przyjmuje tłumaczenie podpisane elektronicznie przez tłumacza albo skan papierowego tłumaczenia poświadczony elektronicznie przez notariusza lub profesjonalnego pełnomocnika. Szczegóły w tekście o tłumaczeniu dokumentów do karty pobytu.

Jak liczy się cena. Strona tłumaczenia to 1125 znaków (§ 8 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego, Dz.U. 2025 poz. 312). To samo rozporządzenie podaje stawki, ale tylko dla zleceń sądów, prokuratury, policji i urzędów:

Klient prywatny umawia cenę z tłumaczem, więc te kwoty pokazują tylko, jak liczy się objętość.

Krok 4. Nostryfikacja albo uznanie z mocy umowy

Zagraniczny dyplom ukończenia studiów jest w Polsce równoważny polskiemu na podstawie umowy międzynarodowej, a gdy umowy brak, po nostryfikacji. Dla państw byłego ZSRR liczy się data wydania dyplomu. Ministerstwo nauki publikuje te daty na gov.pl:

Wyjątek dotyczy dyplomów lekarza, lekarza dentysty, farmaceuty, pielęgniarki, położnej, lekarza weterynarii i architekta: z tych państw zawsze wymagają nostryfikacji, niezależnie od daty. Dyplomów wydanych w Naddniestrzu Polska nie uznaje. Późniejsze umowy z Ukrainą i Białorusią z 2005 r. dają tylko tak zwane uznanie do celów akademickich, czyli prawo kontynuowania nauki, bez dokumentu o równoważności. Umowa z Białorusią przestała obowiązywać 3 listopada 2023 r. po wypowiedzeniu przez stronę białoruską i dotyczy już tylko osób, które zaczęły naukę w Polsce przed tą datą.

Jak wygląda nostryfikacja:

• wniosek składasz do wybranej uczelni, która ma kategorię naukową A+, A albo B+ w dyscyplinie dyplomu (art. 327 ust. 4 Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce);
• uczelnia może zażądać tłumaczenia zwykłego, a przysięgłego tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach (§ 4 rozporządzenia z 28 września 2018 r., Dz.U. poz. 1881);
• decyzja zapada w 90 dni od wniosku spełniającego wymogi formalne, do tego terminu nie wlicza się czasu na tłumaczenia, egzaminy i praktyki (§ 6);
• przy różnicach w programie uczelnia może wyznaczyć egzaminy albo praktyki;
• opłata nie może przekroczyć 50% wynagrodzenia profesora, a konkretną kwotę ustala uczelnia (art. 327 ust. 6).

Kiedy nostryfikacja nie jest potrzebna. W zawodzie nieregulowanym o uznaniu wykształcenia decyduje pracodawca. Może poprosić o potwierdzenie równoważności albo o informację o poziomie wykształcenia, którą wydaje NAWA. W zawodzie regulowanym najpierw uznajesz dyplom, a potem ubiegasz się o uprawnienia zawodowe według przepisów danego zawodu.

W drugą stronę: polski dyplom za granicę

To pytanie zadaje sporo osób z polskim dyplomem: co najpierw, apostille w NAWA czy tłumaczenie przysięgłe. Kolejność się nie zmienia.

1. Apostille w NAWA na dyplomie albo suplemencie. NAWA poświadcza wyłącznie dokumenty polskich uczelni, ma na to 60 dni od zarejestrowania kompletu i nie odpowiada na pytania o status przed upływem tego terminu.
2. Tłumaczenie przysięgłe dyplomu razem z apostille.
3. Apostille MSZ na samym tłumaczeniu, jeśli kraj docelowy jej wymaga. MSZ nadaje apostille na oryginale tłumaczenia przysięgłego, opłata to 60 zł.

Czasem tłumaczenie można pominąć. Uczelnia wydaje na wniosek odpis dyplomu i suplementu w języku obcym, opłata według rozporządzenia w sprawie studiów wynosi 20 zł. NAWA nadaje apostille także na takim odpisie. Jeśli instytucja za granicą przyjmuje dokument po angielsku, oszczędzasz tłumacza. Gdy kraj nie uznaje apostille, procedura ma dwa etapy: uwierzytelnienie w NAWA za 26 zł i legalizacja w MSZ.

Więcej o samych urzędach i formularzach w artykule apostille na dyplom: NAWA, kuratorium, OKE.

Najczęstsze błędy

Koszty w Polsce

Nasze ceny: apostille MSZ na polskim dokumencie z obsługą od przyjęcia oryginału do odbioru kosztuje 500 zł, legalizacja w MSZ dla krajów spoza konwencji haskiej z koordynacją tłumaczenia przysięgłego 1 000 zł, bez poświadczenia w ambasadzie kraju docelowego. Cenę i termin tłumaczenia podajemy po otrzymaniu skanu dokumentu. Gdy nie wiesz, której procedury potrzebujesz, zacznij od konsultacji za 300 zł, zaliczanej na poczet usługi.

Apostille i legalizacja z LegalWin

Artykuł ma charakter informacyjny. Ostateczne wymogi co do apostille i tłumaczenia ustala instytucja, która przyjmuje dokument.

Powiązane materiały:

• Apostille na dyplom i maturę: NAWA, kuratorium, OKE
• Apostille czy legalizacja konsularna
• Apostille MSZ: opłata 60 zł, gdzie i jak złożyć wniosek
• Usługa: tłumaczenia przysięgłe