Jeśli polskie zaświadczenie o niekaralności (wypis z KRK) jedzie za granicę - na wizę do USA, na PR w Kanadzie, na skilled worker w Wielkiej Brytanii, na rezydencję w ZEA - trzeba je zalegalizować przez apostille. Apostille przybija Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ): opłata 60 zł, termin zwykle 3-5 dni. Kolejność jest sztywna: najpierw świeże KRK, potem apostille, a dopiero później tłumaczenie przysięgłe na język kraju docelowego. Do państw UE apostille na polskim KRK od 2019 roku w ogóle nie jest potrzebne.
Komu i po co apostille na KRK
Wewnątrz Polski apostille na zaświadczeniu nie jest wymagane - żądają go organy zagraniczne, gdy używasz polskiego dokumentu poza krajem. Apostille przybija MSZ za 60 zł, zwykle w 3-5 dni. Właściwa kolejność: uzyskać świeże KRK, przybić apostille w MSZ, następnie zrobić tłumaczenie przysięgłe. Do państw UE apostille jest zbędne na mocy Rozporządzenia 2016/1191.
Gdzie najczęściej żądają apostille na KRK
Zaświadczenie o niekaralności z apostille to standardowy wymóg przy imigracji i wizach długoterminowych. Najczęstsze kierunki:
| Kraj / procedura | Apostille | Tłumaczenie |
|---|---|---|
| USA - wizy O-1, EB, zielona karta | tak | przysięgłe na angielski |
| Kanada - PR, express entry | tak | poświadczone na angielski/francuski |
| Wielka Brytania - skilled worker | tak | na angielski |
| ZEA - rezydencja, work permit | tak + legalizacja konsularna | na angielski/arabski |
| Australia - wizy, rejestracja | tak | na angielski |
| Państwa UE | nie (Rozp. 2016/1191) | formularz wielojęzyczny / tłumaczenie |
Do większości państw pozaeuropejskich potrzebne są i apostille, i tłumaczenie. Do ZEA poza apostille często wymagana jest jeszcze legalizacja konsularna - to osobny krok.
Właściwa kolejność: zaświadczenie - apostille - tłumaczenie
To miejsce, gdzie traci się pieniądze i czas. Kolejność jest sztywna:
- Świeże KRK. Uzyskujesz zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego pod konkretną datę - termin ważności u strony przyjmującej to często 3-6 miesięcy.
- Apostille w MSZ. Przybijasz apostille na samym zaświadczeniu: 60 zł, zwykle 3-5 dni. MSZ nie ma trybu ekspresowego, ale przy złożeniu osobistym apostille wydawane jest w dniu wizyty; pilna obsługa po naszej stronie to +50%.
- Tłumaczenie przysięgłe. Tłumaczysz gotowy dokument razem z tekstem samego apostille.
Dlaczego właśnie tak: apostille to klauzula z własnym tekstem i numerem. Jeśli przetłumaczysz zaświadczenie przed apostille, klauzula zostanie bez tłumaczenia i trzeba będzie tłumaczyć ponownie. Dlatego tłumaczenie zawsze na końcu.
Jak fizycznie uzyskać samo KRK krok po kroku - zobacz jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności w Polsce. Ogólny przewodnik po apostille w Polsce - zobacz apostille w Polsce.
Elektroniczne KRK czy papierowe - co apostillować
KRK wydawane jest w dwóch formatach i dla apostille to istotne. Elektroniczne e-KRK to plik z kwalifikowanym podpisem Ministerstwa; jego moc prawna tkwi w podpisie wewnątrz pliku. Zaświadczenie papierowe to oryginał z pieczęcią. MSZ przybija apostille na dokumencie papierowym, dlatego pod procedury zagraniczne potrzebne jest KRK papierowe - wydruk e-KRK nie jest dokumentem i apostille się na nim nie nadaje. Jeśli masz tylko e-KRK, zamawiamy pod apostille zaświadczenie papierowe.
Wyjątek dla państw UE - apostille zbędne
Jeśli zaświadczenie jedzie do innego państwa Unii Europejskiej, apostille na polskim KRK nie jest potrzebne od lutego 2019 - na mocy Rozporządzenia (UE) 2016/1191. Wystarczy samo zaświadczenie, a do niego - wielojęzyczny formularz standardowy albo tłumaczenie przysięgłe. To oszczędza i 60 zł, i kilka dni. Ważne: wyjątek działa tylko wewnątrz UE. Do USA, Kanady, Wielkiej Brytanii, ZEA apostille jest obowiązkowe.
Terminy ważności - apostille od razu po wydaniu
KRK domyślnie jest ważne 6 miesięcy, ale kraj przyjmujący często patrzy na „wiek" dokumentu ostrzej - na przykład 3 miesiące przy sprawach imigracyjnych. Apostille samo w sobie jest bezterminowe, ale nie „wyzeruje" wieku zaświadczenia. Dlatego apostille przybija się od razu po uzyskaniu świeżego KRK, a nie na zaświadczenie leżące już pół roku. Jeśli zaświadczenie się „zestarzało" - prościej zamówić nowe niż ryzykować odmowę za granicą.
Ile to kosztuje
| Pozycja | Orientacyjnie |
|---|---|
| Opłata za apostille (MSZ) | 60 zł |
| Pilna obsługa apostille (nasze honorarium) | +50% |
| Tłumaczenie przysięgłe | ~80 PLN za dokument |
| KRK + apostille + tłumaczenie pod klucz (nasz honorarium) | od 720 PLN |
W pakiet „pod klucz" wchodzi uzyskanie świeżego KRK, apostille w MSZ i tłumaczenie przysięgłe na potrzebny język. Do ZEA i innych krajów z legalizacją konsularną dochodzi opłata konsularna - osobno.
Najczęstsze błędy
1. Tłumaczenie przed apostille. Przetłumaczyłeś zaświadczenie, potem przybiłeś apostille - i tekst klauzuli został bez tłumaczenia. Trzeba tłumaczyć ponownie. Kolejność: apostille, potem tłumaczenie.
2. Apostille na przeterminowanym zaświadczeniu. Kraj przyjmujący patrzy na datę wydania KRK, a nie na datę apostille. Bierz świeże zaświadczenie pod datę złożenia.
3. Apostille do państwa UE. Zbędny krok i zbędne pieniądze - wewnątrz UE nie jest potrzebne. Sprawdź wymogi konkretnego kraju wcześniej.
4. Pomylone organy. Na KRK apostille przybija MSZ. To nie dyplom (tam NAWA) ani świadectwo szkolne (tam kuratorium).
5. Tylko e-KRK pod procedurę papierową. Organ zagraniczny może żądać papierowego oryginału z apostille. Dobieraj format pod kraj wcześniej.
Kiedy potrzebny jest prawnik
Do jednego prostego zaświadczenia do jednego kraju wiele zrobisz sam. Prawnik ma sens, gdy:
- potrzebujesz kilku dokumentów z apostille i tłumaczeniami pod jeden pakiet (wiza, imigracja);
- kraj docelowy wymaga jeszcze legalizacji konsularnej (ZEA i inne);
- terminy gonią i potrzebne jest apostille ekspresowe z gwarancją;
- masz tylko e-KRK, a organ za granicą chce papierowego oryginału;
- trzeba zgrać świeżość zaświadczenia, apostille i tłumaczenia do terminu złożenia.
W LegalWin usługa apostille i legalizacja obejmuje apostille w MSZ i tłumaczenie przysięgłe, a usługa zaświadczenie o niekaralności - uzyskanie świeżego KRK pod apostille. Pakiet „KRK + apostille + tłumaczenie" - od 720 PLN.
Zamów apostille zaświadczenia KRK →
Ten artykuł ma charakter poglądowy. Wymogi co do legalizacji i terminu ważności zależą od kraju docelowego i konkretnej procedury. W sprawie indywidualnej skonsultuj się z prawnikiem.
Powiązane materiały: