W internecie szeroko rozeszła się rada, żeby po apostille na akt urodzenia czy małżeństwa iść do wojewody. Jest błędna i kosztuje ludzi stracone dni. Na dokumenty z USC (Urzędu Stanu Cywilnego), tak jak na pozostałe polskie dokumenty urzędowe, apostille nadaje MSZ - Referat ds. Legalizacji przy ul. Kruczej 38/42 w Warszawie. Opłata skarbowa to 60 zł od dokumentu. Poniżej: jaki odpis jest potrzebny, kiedy ratuje formularz wielojęzyczny i w jakiej kolejności wszystko robić do użytku za granicą.
Kto przybija apostille na odpisach USC - krótka odpowiedź
Na polskie akty stanu cywilnego (akt urodzenia, małżeństwa, zgonu, odpis o rozwodzie) apostille nadaje MSZ. Wojewoda nie ma z apostille nic wspólnego - to rozpowszechniony mit. Opłata - 60 zł za dokument. Potrzebny jest aktualny odpis z USC. Wewnątrz UE apostille często zastępuje odpis wielojęzyczny. Kolejność za granicę: odpis, apostille w MSZ, tłumaczenie przysięgłe.
Jakie dokumenty i dokąd jadą
Apostille na odpisach USC najczęściej przechodzi się, gdy polski dokument potrzebny jest za granicą:
| Dokument | Typowy cel |
|---|---|
| Akt urodzenia | imigracja za granicę, rejestracja dziecka, spadek |
| Akt małżeństwa | uznanie małżeństwa za granicą, wiza małżonka |
| Akt zgonu | spadek, sprawy ubezpieczeniowe i emerytalne |
| Odpis o rozwodzie | ponowne małżeństwo za granicą, imigracja |
Jeśli dokument zostaje w Polsce albo jedzie do kraju UE, apostille często nie jest potrzebne wcale - zobacz blok o formularzu wielojęzycznym poniżej.
Najważniejsze: apostille nadaje MSZ, nie wojewoda
Tu właśnie tkwi zamieszanie. MSZ nadaje apostille i na aktach notarialnych, i na dokumentach sądowych, i na KRK, i na odpisach z USC. Osobnego „wojewódzkiego" apostille nie ma: urzędy wojewódzkie zajmują się legalizacją pobytu cudzoziemców, a nie klauzulą haską.
Organy inne niż MSZ pojawiają się wyłącznie przy dokumentach o wykształceniu: dyplomy uczelni apostilluje NAWA, świadectwa szkolne - kurator oświaty, świadectwa dojrzałości - dyrektor OKE.
W praktyce:
- Bierzesz aktualny odpis aktu z USC. Musi to być papierowy oryginał z okrągłą pieczęcią i podpisem urzędnika - na wydruku z ePUAP apostille nie zostanie nadana.
- Rezerwujesz termin przez legalizacja.msz.gov.pl i składasz dokument przy ul. Kruczej 38/42.
- Opłata - 60 zł za dokument, płatna z góry do Centrum Obsługi Podatnika.
Odpis skrócony czy zupełny i jak świeży
USC wydaje dwa rodzaje odpisów. Odpis skrócony - podstawowe dane, wystarcza do większości celów. Odpis zupełny - ze wszystkimi adnotacjami i zmianami, potrzebny, gdy strona przyjmująca chce pełną historię aktu (na przykład po zmianie imienia albo naniesionych sprostowaniach).
O świeżości: sam odpis nie ma terminu ważności w polskim prawie, ale wiele organów zagranicznych chce odpisu nie starszego niż 3-6 miesięcy. Dlatego bierze się świeży odpis pod datę złożenia i od razu przybija na nim apostille - nie na odpisie sprzed trzech lat.
Odpis wielojęzyczny - kiedy apostille i tłumaczenie zbędne
Do użytku wewnątrz UE działa wygodny wyjątek. Na mocy Rozporządzenia (UE) 2016/1191 do polskiego odpisu USC można bezpłatnie uzyskać formularz wielojęzyczny. Z nim w innym kraju UE nie jest potrzebne ani apostille, ani tłumaczenie przysięgłe - formularz jest już zrozumiały dla tamtejszych organów.
Kiedy to ratuje:
- Małżeństwo, urodzenie albo rozwód trzeba potwierdzić w innym kraju UE.
- Dokument jedzie do niemieckiego, francuskiego, włoskiego urzędu.
Ważne: wyjątek działa tylko wewnątrz UE. Do USA, Kanady, ZEA, Wielkiej Brytanii i państw WNP formularz wielojęzyczny się nie nada - tam potrzebne są apostille i tłumaczenie.
Kolejność za granicę: odpis - apostille - tłumaczenie
Do kraju pozaeuropejskiego sekwencja jest sztywna:
- Świeży odpis z USC pod datę złożenia.
- Apostille w MSZ - 60 zł za dokument.
- Tłumaczenie przysięgłe gotowego dokumentu razem z tekstem apostille.
Tłumaczenie zawsze po apostille, inaczej tekst klauzuli zostanie bez tłumaczenia i trzeba będzie tłumaczyć ponownie. Ogólny przewodnik po apostille - zobacz apostille w Polsce. Apostille na zaświadczeniu o niekaralności - zobacz apostille zaświadczenia o niekaralności.
Najczęstsze błędy
1. Pójście do wojewody zamiast do MSZ. Najczęstszy błąd, podpowiadany przez sam internet. Apostille na odpisach USC nadaje MSZ przy ul. Kruczej 38/42, urząd wojewódzki się tym nie zajmuje.
2. Apostille na starym odpisie. Wiele krajów patrzy na „wiek" odpisu. Bierz świeży odpis pod datę złożenia.
3. Tłumaczenie przed apostille. Najpierw apostille, potem tłumaczenie razem z tekstem klauzuli.
4. Apostille do kraju UE zamiast formularza wielojęzycznego. Zbędne pieniądze i czas - wewnątrz UE wystarcza odpis wielojęzyczny.
5. Niewłaściwy typ odpisu. Czasem strona przyjmująca chce właśnie odpisu zupełnego. Sprawdź wcześniej, by nie apostillować „nie tego" dokumentu.
Kiedy potrzebny jest prawnik
Jeden odpis z apostille do jednego kraju realnie załatwisz sam. Prawnik ma sens, gdy:
- mieszkasz poza Warszawą i dojazd do MSZ jest niewygodny (wtedy działamy z pełnomocnictwa albo korespondencyjnie);
- potrzebny jest pakiet kilku aktów USC z apostille i tłumaczeniami (imigracja rodziny, spadek);
- w akcie były zmiany (zmiana imienia, sprostowania) i potrzebny właściwy odpis zupełny;
- dokument jedzie do kraju z legalizacją konsularną ponad apostille;
- terminy gonią i trzeba zgrać świeżość odpisu, apostille i tłumaczenia do terminu.
W LegalWin usługa apostille i legalizacja obejmuje apostille w MSZ i tłumaczenie przysięgłe, a usługa akty stanu cywilnego (USC) - uzyskanie i przygotowanie samych odpisów, w tym wielojęzycznych.
Ten artykuł ma charakter poglądowy. Wymogi co do typu odpisu, legalizacji i terminu ważności zależą od kraju docelowego i konkretnej procedury. W sprawie indywidualnej skonsultuj się z prawnikiem.
Powiązane materiały: