Nauczyciel, korepetytor, trener, wychowawca, animator, opiekun kolonijny, niania, lekarz w poradni dziecięcej, instruktor pływania, kierowca autobusu szkolnego. Jeżeli praca wiąże się z małoletnimi, pracodawca ma obowiązek zweryfikować kandydata przed dopuszczeniem do pracy, a dla cudzoziemca pakiet dokumentów jest wyraźnie cięższy niż dla obywatela polskiego.
Zasady wynikają z ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich, potocznie zwanej ustawą Kamilka. Rzecz kluczowa: to obowiązek pracodawcy, nie uprawnienie. Brak weryfikacji zagrożony jest karą aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny.
Ogólną procedurę - formularze, opłaty, e-KRK i drogę papierową - opisujemy w głównym poradniku o zaświadczeniu o niekaralności.
Co dokładnie podlega sprawdzeniu
Weryfikacje są trzy i mają różny charakter:
| Co | Gdzie | Koszt | Kto realizuje |
|---|---|---|---|
| RSTPN - rejestr z dostępem ograniczonym | rps.ms.gov.pl | 0 PLN | pracodawca |
| RSTPN - rejestr publiczny | rps.ms.gov.pl | 0 PLN | każdy |
| Informacja z KRK w wymaganym zakresie | e-KRK albo Punkt Informacyjny | 20-30 PLN | kandydat |
RSTPN (Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym) pracodawca sprawdza samodzielnie i bezpłatnie na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Dostęp do rejestru z dostępem ograniczonym wymaga konta. Wydruk zapytania wraz z wynikiem należy przechowywać w aktach pracownika - to dowód dopełnienia obowiązku.
Informację z KRK przedkłada kandydat. Nie chodzi o dowolne zaświadczenie, lecz o zakres wskazany w ustawie: rozdziały XIX i XXV Kodeksu karnego, art. 189a i art. 207 k.k. oraz ustawa o przeciwdziałaniu narkomanii. W praktyce prościej wystąpić o pełne zaświadczenie, które ten zakres pokrywa.
Zaświadczenie zamawiamy również przez internet, w systemie e-KRK - zobacz usługę.
Dodatkowe obowiązki cudzoziemca
Tutaj zaczyna się różnica, o której większość kandydatów dowiaduje się dopiero przy zatrudnieniu.
Po pierwsze: zaświadczenie z państwa obywatelstwa. Kandydat z obcym obywatelstwem przedkłada informację z rejestru karnego swojego państwa - nie polską, lecz krajową. Dla obywatela Ukrainy jest to zaświadczenie MSW, dla obywatela Turcji - adli sicil kaydı, dla obywatela Białorusi - zaświadczenie z MSW.
Po drugie: zasada 20 lat. Kandydat składa oświadczenie, pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń, o państwach, w których w ciągu ostatnich 20 lat zamieszkiwał nieprzerwanie przez co najmniej 12 miesięcy - innych niż Polska i państwo obywatelstwa. Do każdego takiego państwa dołącza informację z jego rejestru karnego.
Przykład z praktyki. Obywatelka Ukrainy, 34 lata, zatrudniana jako wychowawczyni w prywatnym przedszkolu w Warszawie. Mieszkała: Ukraina (obywatelstwo), Polska (obecnie), dwa lata we Włoszech w latach 2015-2017, osiem miesięcy w Czechach w 2019 r. Potrzebne będą: polskie zaświadczenie z KRK, zaświadczenie ukraińskie oraz włoskie (ponad 12 miesięcy). Czechy odpadają - osiem miesięcy nie przekracza progu, ale w oświadczeniu należy je wskazać zgodnie z prawdą.
Po trzecie: tłumaczenie. Zaświadczenia zagraniczne składa się wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski. Kwestia apostille zależy od państwa: dla Ukrainy, Białorusi i Rosji umowy dwustronne zwalniają z legalizacji, dla większości pozostałych apostille jest wymagane. Omawiamy to w tekście apostille czy legalizacja konsularna.
Po czwarte: państwo bez rejestru. Jeżeli w danym państwie rejestr karny nie istnieje albo jest niedostępny, zamiast zaświadczenia składa się oświadczenie o tym fakcie, również pod rygorem odpowiedzialności karnej.
Aktualność zaświadczenia
Ustawa nie wskazuje terminu ważności informacji z KRK, ale praktyka jest jednolita: zaświadczenie nie starsze niż 3 miesiące na dzień dopuszczenia do pracy. Działy kadr szkół i przedszkoli liczą właśnie tak, a spór kosztuje więcej niż nowe zaświadczenie za 20 PLN.
Osobno: weryfikacja następuje przed dopuszczeniem do działalności, nie po. Dotyczy również wolontariuszy, praktykantów, osób na umowie zlecenia i członków rodziny pomagających w rodzinnej działalności z dziećmi.
Kogo obowiązek obejmuje
Zakres ustawowy jest szeroki: wychowanie, edukacja, wypoczynek, leczenie, świadczenie porad psychologicznych, rozwój duchowy, uprawianie sportu, realizacja innych zainteresowań małoletnich oraz opieka nad nimi. W praktyce oznacza to:
- szkoły, przedszkola, żłobki, kluby dziecięce;
- korepetytorów i szkoły językowe;
- kluby sportowe, trenerów, instruktorów pływania;
- kolonie, półkolonie i obozy;
- ochronę zdrowia: pediatrię, stomatologię, psychologię;
- animatorów, koła zainteresowań, szkoły muzyczne;
- nianie i opiekunów, także na umowie zlecenia;
- struktury parafialne pracujące z dziećmi.
Odrębny obowiązek, o którym łatwo zapomnieć: podmioty pracujące z małoletnimi muszą posiadać standardy ochrony małoletnich - wewnętrzny dokument proceduralny podlegający kontroli.
Odpowiedzialność pracodawcy
Dopuszczenie do pracy bez weryfikacji stanowi wykroczenie zagrożone karą aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny. Odpowiada osoba podejmująca decyzję o dopuszczeniu: dyrektor szkoły, właściciel przedszkola, prezes klubu.
Wniosek praktyczny: w aktach każdego pracownika powinny znaleźć się wydruk zapytania do RSTPN wraz z wynikiem, oryginał informacji z KRK, a dla cudzoziemców - zaświadczenia krajowe, oświadczenie o państwach zamieszkania i tłumaczenia przysięgłe.
Zakres naszej pracy
Zamykamy część zagraniczną - tam, gdzie sprawy zwykle się zatrzymują:
- Audyt wymogów - ustalenie, które państwa objęte są zasadą 20 lat w Państwa sprawie.
- Pozyskanie zaświadczeń zagranicznych - Ukraina, Białoruś, Turcja, Kazachstan, Gruzja, państwa UE, na podstawie pełnomocnictwa. Szczegóły: zaświadczenie z państwa pochodzenia.
- Apostille albo legalizacja konsularna, jeżeli są wymagane.
- Tłumaczenia przysięgłe wszystkich dokumentów.
- Polskie zaświadczenie z KRK, również gdy kandydat nie ma jeszcze numeru PESEL: jak to działa.
- Komplet dla pracodawcy wraz z opisem, aby dział kadr nie odsyłał kandydata po raz drugi.
Terminy i ceny - na stronie usługi. Skompletowanie części zagranicznej zajmuje średnio 2-4 tygodnie, warto więc zacząć przed podpisaniem umowy.
Najczęstsze pytania
Czy samo zaświadczenie z KRK wystarczy do pracy w szkole? Nie. Konieczne jest sprawdzenie w RSTPN po stronie pracodawcy oraz informacja z KRK od kandydata. Cudzoziemiec dokłada zaświadczenia krajowe i oświadczenie o państwach zamieszkania.
Mieszkałem w trzech krajach po pół roku. Czy potrzebuję zaświadczeń ze wszystkich? Nie. Próg to nieprzerwane 12 miesięcy w jednym państwie. W oświadczeniu trzeba jednak wskazać stan faktyczny zgodnie z prawdą.
Kto ponosi koszt zaświadczeń? Ustawa nakłada obowiązek przedłożenia dokumentów na kandydata. Część pracodawców zwraca koszty, zwłaszcza przy niedoborze kadr, ale wynika to z umowy, nie z przepisu.
Zaświadczenie z mojego kraju wydawane jest trzy miesiące. Co wtedy? Trzeba zacząć odpowiednio wcześniej. W części jurysdykcji przyspieszamy sprawę przez konsulat lub lokalnego pełnomocnika.
Czy weryfikacja dotyczy wolontariuszy i praktykantów? Tak. Ustawa mówi o dopuszczeniu do działalności, a nie o formie umowy.
Mam kartę pobytu, ale nie mam numeru PESEL. Czy uzyskam zaświadczenie z KRK? Tak, w Punkcie Informacyjnym KRK przy sądzie, na podstawie danych paszportowych. Kanał e-KRK bez numeru PESEL nie działa.
Praca z dziećmi w Polsce w 2026 r. to nie jedno zaświadczenie. To pakiet, który dla cudzoziemca kompletuje się tygodniami i sięga rejestrów trzech albo czterech państw. Zacząć trzeba zanim pracodawca poprosi o dokumenty.
Prosimy o informację, w jakich państwach Państwo mieszkali i gdzie planowane jest zatrudnienie - skompletujemy pakiet wraz z tłumaczeniami i legalizacją.
Materiał ma charakter informacyjny. Wymagania pracodawców i organów kontrolnych bywają różne - w indywidualnej sprawie prosimy o kontakt z prawnikiem.