Krajowy Rejestr Karny wydaje zaświadczenia nie tylko osobom fizycznym, lecz także spółkom. Dokument nosi nazwę zaświadczenia o niekaralności podmiotu zbiorowego i potwierdza, że podmiot nie figuruje w rejestrze w związku z odpowiedzialnością na podstawie ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.
O jego istnieniu przypomina się zwykle w niewygodnym momencie: trzy dni przed terminem składania ofert, przy wniosku o licencję transportową albo gdy zagraniczny kontrahent przesyła listę dokumentów zawierającą company criminal record certificate.
Ogólną procedurę - formularze, opłaty, e-KRK i drogę papierową - opisujemy w głównym poradniku o zaświadczeniu o niekaralności.
Kiedy jest wymagane
| Sytuacja | Zakres wymagań |
|---|---|
| Zamówienia publiczne | zaświadczenie dla spółki oraz dla każdego członka zarządu i prokurenta |
| Licencje: transport, ochrona, finanse, alkohol | zaświadczenie dla spółki i osób zarządzających |
| Przetargi zagraniczne | zaświadczenie dla spółki z apostille i tłumaczeniem przysięgłym |
| Due diligence bankowe, większe finansowanie | według wymogu banku |
| Programy partnerskie, procesy vendorowe | według wymogu kontrahenta |
| Sprzedaż spółki | standardowy element pakietu |
W zamówieniach publicznych bywa pułapka: samo zaświadczenie dla spółki nie wystarcza. Zamawiający weryfikuje również osoby fizyczne - członków zarządu, prokurenta, a w spółkach osobowych wspólników albo komplementariuszy. Gdy w zarządzie zasiada cudzoziemiec, do polskiego zaświadczenia dochodzi dokument z państwa obywatelstwa. Jak to przeprowadzić.
Różnica wobec zaświadczenia dla osoby
Formalnie są to dwa różne zapytania do tego samego rejestru.
- Zapytanie o udzielenie informacji o osobie - dla osoby fizycznej, na podstawie numeru PESEL albo danych paszportowych.
- Zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym - dla osoby prawnej, na podstawie numeru KRS i NIP.
Formularze są odrębne, co bywa pierwszą przyczyną zwrotów: składane jest zapytanie o osobę z danymi spółki, a otrzymany dokument nie odpowiada wymogowi.
Druga różnica: zaświadczenie o podmiocie zbiorowym dotyczy odpowiedzialności samej spółki, a nie karalności jej wspólników czy zarządu. Czysty dokument spółki nie mówi nic o karalności prezesa.
Trzy kanały uzyskania
1. Elektronicznie przez e-KRK. System Ministerstwa Sprawiedliwości. Wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny albo Profil Zaufany osoby reprezentującej spółkę. Opłata 20 PLN, dokument w postaci pliku, zwykle w ciągu doby.
2. Papierowo. Punkt Informacyjny KRK przy sądzie albo korespondencyjnie do Biura Informacyjnego KRK. Opłata 30 PLN, termin od kilku dni do dwóch tygodni.
3. Przez pełnomocnika. Rozwiązanie dla zarządów bez polskiego Profilu Zaufanego, typowe przy spółkach rejestrowanych zdalnie przez cudzoziemców.
Wariant elektroniczny jest tańszy i szybszy, ale ma ograniczenie opisane niżej.
Pułapka dokumentu elektronicznego
Zaświadczenie z e-KRK ma pełną moc prawną w obrocie krajowym: honorują je zamawiający, banki i organy administracji.
Za granicą pojawia się problem. MSZ wystawia apostille wyłącznie na papierowych oryginałach z podpisem i pieczęcią, a wydruk pliku takich cech nie posiada. Trzeba wówczas poświadczyć go notarialnie (z uwierzytelnieniem w sądzie okręgowym) albo od początku zamówić wersję papierową.
Zasada jest prosta: dokument jedzie za granicę - zamawiamy papier. Logikę tę omawiamy szerzej w tekście o dokumentach elektronicznych i apostille.
Termin ważności
Ustawa nie określa terminu ważności; decyduje wymóg odbiorcy:
- zamówienia publiczne - zwykle dokument wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem;
- licencje i koncesje - najczęściej 3 miesiące;
- banki i kontrahenci zagraniczni - 3, rzadziej 6 miesięcy.
Wniosek praktyczny: zaświadczenie zamawia się pod konkretny termin. Koszt 20-30 PLN jest niższy niż ryzyko odrzucenia oferty z powodu nieaktualnego dokumentu.
Zakres naszej pracy
- Ustalenie pełnej listy dokumentów. Niemal zawsze potrzebny jest komplet: spółka oraz każda osoba zarządzająca, a przy cudzoziemcach także zaświadczenia krajowe.
- Uzyskanie zaświadczeń dla spółki i osób fizycznych, również gdy członek zarządu nie ma numeru PESEL: zaświadczenie z KRK bez PESEL.
- Apostille albo legalizacja konsularna przy obrocie zagranicznym.
- Tłumaczenie przysięgłe po apostille, nie przed.
- Skompletowanie pakietu przetargowego - zaświadczenia, odpis z KRS, zaświadczenia o niezaleganiu z US i ZUS.
Terminy i ceny - na stronie usługi. Przy odbiorcy zagranicznym warto zajrzeć również do tekstu o apostille dokumentów spółki.
Najczęstsze pytania
Czy jednoosobowa działalność potrzebuje takiego zaświadczenia? Nie. JDG nie jest podmiotem zbiorowym - właściwe jest zwykłe zaświadczenie dla osoby fizycznej przedsiębiorcy.
Spółka powstała miesiąc temu. Czy dostanę zaświadczenie? Tak, rejestr wykaże brak wpisów. Warunkiem jest wpis do KRS i nadany NIP.
Czy zaświadczenie może zamówić księgowy albo prawnik? Tak, na podstawie pełnomocnictwa spółki. Pracujemy właśnie w ten sposób.
Co, jeśli w rejestrze widnieje wpis? Konieczna jest analiza prawna: czego wpis dotyczy, kiedy nastąpi zatarcie i jakie są dostępne kroki.
Czy zaświadczenie prezesa zastępuje zaświadczenie spółki? Nie. To dwa różne dokumenty dotyczące dwóch różnych reżimów odpowiedzialności; w przetargach wymagane są oba.
Ile kosztuje komplet przetargowy? Opłaty urzędowe: 20-30 PLN za zaświadczenie, 30-60 PLN za odpis z KRS, zaświadczenia o niezaleganiu bezpłatnie albo 21 PLN. Główny koszt stanowi czas kompletowania.
Zaświadczenie o niekaralności spółki kosztuje 20 PLN i powstaje w dobę, o ile wiadomo, który formularz wypełnić i którym kanałem złożyć wniosek. Problemy zaczynają się przy zamawianiu w ostatniej chwili i niewłaściwą drogą.
Prosimy o przesłanie wymogów zamawiającego lub kontrahenta - skompletujemy pakiet pod nie.
Materiał ma charakter informacyjny. Wymagania odbiorców bywają różne - w indywidualnej sprawie prosimy o kontakt z prawnikiem.