Od 1 lutego 2026 wszyscy polscy przedsiębiorcy — JDG, Sp. z o.o., spółki komandytowe — muszą wystawiać faktury B2B wyłącznie przez KSeF (Krajowy System e-Faktur). Faktury papierowe i PDF mailem przestają być legalnymi dokumentami zakupu dla VAT i CIT. Kara za nieprzestrzeganie — do 100% kwoty VAT z jednej faktury. Dla zagranicznego przedsiębiorcy oznacza to: albo podłączasz się do KSeF do 31 stycznia 2026, albo Twoi kontrahenci nie zaksięgują Twoich faktur.
Czym jest KSeF
KSeF to państwowa platforma elektroniczna Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty trzymane są 10 lat w archiwum państwowym i są dostępne dla organu skarbowego w każdej chwili.
Cel reformy — zamknąć luki VAT (według MF luka VAT w 2024 wynosiła 12,1%), zautomatyzować nadzór skarbowy i obniżyć koszt dokumentacji.
Kogo dotyczy obowiązek
Obowiązkowe użycie KSeF od 1 lutego 2026 obejmuje:
- Wszystkie Sp. z o.o. niezależnie od obrotu
- JDG płatnicy VAT (czynni podatnicy VAT)
- Spółki komandytowe, jawne, partnerskie niezależnie od formy opodatkowania
- Zagraniczne firmy ze stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce (oddziały, przedstawicielstwa)
Zwolnieni do końca 2026:
- JDG na zwolnieniu z VAT (czysty ryczałt bez rejestracji VAT)
- Dostawcy B2C (do osób fizycznych)
- Faktury z kas fiskalnych (paragony)
Te grupy zostaną objęte obowiązkiem od 2027.
Jak podłączyć się jako cudzoziemiec-przedsiębiorca
Kroki do podłączenia — do 31 stycznia 2026:
1. Uzyskać kwalifikowany podpis lub Profil Zaufany
Do autoryzacji w KSeF potrzebujesz jednego z identyfikatorów:
- Profil Zaufany — bezpłatnie przez bank (mBank, PKO, ING) lub urząd gminy
- Podpis kwalifikowany — płatny e-podpis od KIR, Certum, EuroCert (od 200 PLN/rok)
- Pieczęć kwalifikowana — dla Sp. z o.o. (od 350 PLN/rok)
- Token KSeF — programowy token MF (bezpłatny, przez e-Urząd Skarbowy)
Dla większości cudzoziemców-przedsiębiorców optymalny jest Profil Zaufany przez polski bank (przy posiadaniu PESEL i karty pobytu).
2. Wskazać osoby uprawnione
W systemie KSeF trzeba jawnie wskazać, kto w firmie ma prawo wystawiać faktury. Robi się to formularzem ZAW-FA w e-Urzędzie Skarbowym. Bez tego nikt, łącznie z właścicielem Sp. z o.o., nie może działać w KSeF.
Standardowy zakres uprawnień:
- Wystawianie faktur — uprawnienie podstawowe
- Odbiór faktur — odbieranie przychodzących
- Przeglądanie faktur — sam podgląd (dla księgowego)
3. Zintegrować program księgowy
Większość polskich programów księgowych (iFirma, wFirma, Comarch ERP, Subiekt, inFakt) jest już zintegrowana z KSeF. Konfiguracja zajmuje 30–60 minut.
Jeśli masz własne ERP/CRM — wymagana integracja przez API KSeF. Dokumentacja na podatki.gov.pl, certyfikowani integratorzy — na stronie MF.
4. Przeszkolić zespół
Główna zmiana — faktury wystawiane są w nowej strukturze (XML). Stare szablony nie działają. Trzeba przejść na UTF-8 z polami: NIP nabywcy, JPK_FA(2), kod kraju itd.
Szkolenia MF są bezpłatne na podatki.gov.pl. Czas — 4–8 godzin dla poziomu podstawowego.
Kary za niezgodność
Od 1 lutego 2026 obowiązują:
| Naruszenie | Kara |
|---|---|
| Niewystawienie faktury w KSeF | Do 100% kwoty VAT z faktury |
| Faktura papierowa B2B | Do 18 000 PLN za zdarzenie |
| Brak rejestracji w KSeF | Do 7 000 PLN + zakaz wystawiania faktur |
| Brak osób uprawnionych | Do 3 500 PLN/m-c |
| Faktura w niewłaściwym formacie | Do 5 000 PLN za fakturę |
Od 1 kwietnia 2026 dochodzi automatyczna kontrola KSeF — system porównuje JPK_VAT z fakturami w KSeF i automatycznie wykrywa niespójności. Wcześniej wymagało to kontroli skarbowej — teraz w czasie rzeczywistym.
Co zmienia to dla zagranicznego biznesu w Polsce
Praktyczne skutki dla JDG i Sp. z o.o. z zagranicznym zarządem:
Plusy:
- Faktury kosztowe się nie gubią — 10 lat w archiwum KSeF
- Zwrot VAT przyspiesza z 60 do 25 dni
- Klientom nie trzeba wysyłać PDF — faktura jest już w ich KSeF
- Księgowy widzi wszystkie faktury na bieżąco
Minusy:
- Klienci zagraniczni z UE nie są w KSeF — potrzebne osobne szablony dla UE
- Stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce — obowiązkowe do podłączenia
- Brak internetu = brak możliwości wystawienia faktury (jest tryb offline na 24 h)
Co zrobić od razu
Jeśli prowadzisz biznes w Polsce — kroki do 31 stycznia 2026:
- Dziś: sprawdź rejestrację w e-Urzędzie Skarbowym przez PUE — musi być aktywna.
- W tym tygodniu: zrób Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.
- W ciągu miesiąca: wypełnij ZAW-FA i zarejestruj osoby uprawnione w KSeF.
- Styczeń 2026: skonfiguruj integrację programu księgowego i przetestuj 5–10 faktur testowych w sandbox KSeF.
- 1 lutego: przełącz się w pełni na KSeF.
LegalWin podłączyło ponad 150 klientów do KSeF w Q4 2025. Standardowa usługa podłączenia — od 800 PLN, w tym ZAW-FA, konfiguracja programu i testy. Skontaktuj się — do 1 lutego 2026 zdążymy.
Powiązane artykuły: