Dwa dokumenty proszone w Polsce najczęściej zaraz po odpisie z KRS: zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek z ZUS oraz zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach z urzędu skarbowego. Pierwsze jest bezpłatne, drugie kosztuje 21 PLN. Oba powstają w dzień albo dwa, o ile nie ma zaległości.
Kłopot rzadko dotyczy samego uzyskania. Częściej chodzi o moment: dokument jest potrzebny na wczoraj, a w systemie pojawia się niedopłata sprzed trzech lat na dwanaście złotych.
Gdzie są wymagane
| Sytuacja | ZUS | US |
|---|---|---|
| Karta pobytu z tytułu działalności | tak | tak |
| Pobyt stały i status rezydenta UE | tak | tak |
| Przetargi i zamówienia publiczne | tak | tak |
| Kredyt, leasing, faktoring | często | często |
| Licencja przewoźnika | tak | tak |
| Sprzedaż spółki, due diligence | tak | tak |
| Zmiana formy opodatkowania, dotacje | czasem | tak |
| Apostille dla kontrahenta zagranicznego | na żądanie | na żądanie |
Dla przedsiębiorcy cudzoziemca kluczowe są dwa pierwsze wiersze. Wojewoda w sprawie o kartę pobytu z tytułu działalności bada nie tylko dochód, lecz także dyscyplinę płatniczą - zaległość w ZUS czyta się jako niestabilność działalności. O progach dochodowych pisaliśmy w tekście o podstawie gospodarczej.
Jak je uzyskać
ZUS. Przez PUE ZUS - wniosek składa się elektronicznie, dokument przychodzi zwykle w ciągu doby, czasem od ręki. Wersję papierową wydaje placówka. Opłata: 0 PLN.
Urząd skarbowy. Przez e-Urząd Skarbowy albo papierowo. Wniosek na formularzu ZAS-W. Opłata skarbowa: 21 PLN. Termin od jednego dnia do tygodnia, zależnie od urzędu.
Przez pełnomocnika. Oba dokumenty pobiera się na podstawie pełnomocnictwa - dla ZUS druk ZUS-PEL, dla administracji skarbowej PPS-1 albo PPO-1. Pracujemy właśnie w tym trybie.
Rzecz istotna: wersje elektroniczne działają w obrocie krajowym, ale do apostille potrzebny jest oryginał papierowy. Dokument jedzie za granicę - zamawiamy papier od razu. Dlaczego tak.
Jak długo są honorowane
Ustawowego terminu ważności nie ma - zaświadczenie odzwierciedla stan na dzień wydania. W praktyce:
- wojewoda - dokument nie starszy niż 1-3 miesiące;
- przetargi - zwykle 3 miesiące, czasem 6;
- banki - najczęściej 30 dni;
- leasing i faktoring - 30-90 dni.
Zamawianie z zapasem mija się z celem: sytuacja potrafi zmienić się w tydzień, a świeży dokument kosztuje 21 złotych.
Gdy zaległość jednak istnieje
Najczęstszy scenariusz: dokument potrzebny jutro, a system pokazuje zaległość. Warianty według tempa:
1. Zapłata i oczekiwanie na księgowanie. W ZUS wpłata księguje się zwykle w 1-3 dni robocze, w administracji skarbowej w 1-5. Najszybsze rozwiązanie przy niewielkich kwotach.
2. Weryfikacja, czy zaległość jest realna. Połowa "zaległości" w naszej praktyce to błędy księgowania: wpłata na niewłaściwy rachunek składkowy, literówka w numerze NIP, składka zaliczona do innego okresu. Analiza zajmuje dzień i nie wymaga płatności.
3. Układ ratalny albo odroczenie. Przy większych kwotach zarówno ZUS, jak i urząd skarbowy dopuszczają rozłożenie na raty. Po zawarciu układu wydawane jest zaświadczenie o niezaleganiu z uwzględnieniem układu ratalnego, honorowane w wielu procedurach na równi z czystym. Nie we wszystkich, więc wymóg warto potwierdzić.
4. Sprawdzenie przedawnienia. Część starszych zobowiązań może być przedawniona; ocena jest indywidualna.
Szczegół dotyczący spółek
Dla spółki potrzebne są zaświadczenia dotyczące samego podmiotu. W przetargach i przy części licencji dochodzą jednak dokumenty członków zarządu, dotyczące ich zobowiązań osobistych.
W przetargach pojawia się dodatkowo zaświadczenie o niekaralności podmiotu zbiorowego - odrębny dokument, często mylony z zaświadczeniami o niezaleganiu.
Zakres naszej pracy
- Pozyskanie obu zaświadczeń na podstawie pełnomocnictwa.
- Weryfikacja salda w ZUS i urzędzie skarbowym przed złożeniem wniosku.
- Wyjaśnianie zaległości pozornych - błędów księgowania, niewłaściwych identyfikatorów, nieujętych wpłat.
- Układ ratalny, gdy zaległość jest realna.
- Apostille i tłumaczenie przysięgłe przy odbiorcy zagranicznym.
- Skompletowanie pakietu pod konkretny cel: wojewoda, przetarg, bank, leasing.
Zakres prac - na stronie usługi.
Najczęstsze pytania
Czy zaświadczenie z ZUS jest płatne? Nie. Opłata dotyczy wyłącznie zaświadczenia skarbowego i wynosi 21 PLN.
Spółka powstała w zeszłym miesiącu. Czy dostanę zaświadczenie? Tak, system wykaże brak zaległości. Warunkiem jest rejestracja i nadany NIP.
Czy przy zawieszonej działalności zaświadczenia są potrzebne? Tak. Zawieszenie nie znosi zobowiązań z okresów wcześniejszych.
Czy wojewoda przyjmie wersję elektroniczną? Tak, przy składaniu wniosku w MOS v2.0 załącza się plik lub skan. Papier potrzebny jest wyłącznie do apostille.
Zaległość wynosi 5 złotych. Czy to blokuje zaświadczenie? Formalnie tak - każda zaległość wyklucza wydanie zaświadczenia o niezaleganiu. Dlatego pierwszym krokiem jest zawsze sprawdzenie salda.
Czy można uzyskać zaświadczenie za okres miniony? Dokument odzwierciedla stan na dzień wydania. Historię potwierdzają inne dokumenty, na przykład zaświadczenia o okresach ubezpieczenia z ZUS.
Oba zaświadczenia to formalność na jeden dzień, dopóki saldo jest czyste. Gdy nie jest, formalność zamienia się w tydzień wyjaśnień - dokładnie wtedy, gdy dokument potrzebny jest pilnie. Saldo warto sprawdzić wcześniej.
Prosimy o informację, do jakiego celu potrzebne są dokumenty - pobierzemy je i zweryfikujemy saldo przed złożeniem wniosku.
Materiał ma charakter informacyjny. W indywidualnej sprawie prosimy o kontakt z prawnikiem.