Od 27 kwietnia 2026 papierowy wniosek o kartę pobytu nie jest przyjmowany. Ani pocztą, ani w okienku. Jedyna droga to portal MOS (Moduł Obsługi Spraw), i dotyczy to karty czasowego pobytu, stałego pobytu oraz statusu rezydenta długoterminowego UE. System jest nowy, a zacina się w tych samych siedmiu miejscach.
Krótko: najczęściej złożenie wniosku zatrzymuje nie błąd w dokumentach, tylko trzy rzeczy: brak profilu zaufanego, niepodpisany przez pracodawcę Załącznik nr 1 albo brak potwierdzenia opłaty - portal pieniędzy nie przyjmuje, opłatę skarbową wnosi się osobno przelewem. Każdą z tych blokad da się usunąć w dzień lub dwa, jeśli wiadomo, gdzie patrzeć.
Poniżej po kolei, w takiej kolejności, w jakiej zwykle się pojawiają.
1. Bez profilu zaufanego do systemu nie wejdziesz
MOS nie ma własnego loginu i hasła. Logowanie idzie przez login.gov.pl, a tożsamość potwierdza się jednym ze środków państwowych: profilem zaufanym, e-dowodem albo mObywatelem. Rejestracji „na e-mail i hasło" w portalu nie ma i nie będzie.
Stąd pierwsza ściana: profil zaufany wydaje się na podstawie numeru PESEL. A osoba, która dopiero przyjechała i zamierza składać wniosek o pierwszą kartę, PESEL-u zwykle jeszcze nie ma.
Wyjście to właściwa kolejność kroków:
- Zameldować się w Urzędzie Dzielnicy właściwym dla miejsca zamieszkania. W Warszawie robi to wydział meldunkowy twojej dzielnicy.
- Razem z meldunkiem uzyskać PESEL. Gdy podstaw do meldunku nie ma, PESEL można uzyskać osobno, wskazując cel - złożenie wniosku pobytowego.
- Aktywować profil zaufany. Najszybciej przez bankowość internetową: PKO BP, Santander, mBank, Pekao, ING i Millennium potwierdzają profil od razu, bez wizyty w urzędzie.
Więcej o tym kroku w omówieniu PESEL, profilu zaufanego i mDowodu.
Osobna kategoria to członkowie zarządu sp. z o.o. bez PESEL-u, którzy prowadzą sprawy zagranicznych pracowników. Dla nich profil zaufany jest niedostępny i działa wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny kupiony u polskiego dostawcy.
2. Konto założy nie każdy
Konto w MOS zakłada sam cudzoziemiec, jeśli jest pełnoletni. Za małoletniego robi to rodzic, opiekun albo kurator. Tyle.
To znaczy, że schemat „niech kadrowa złoży za mnie" przestał działać. Pomocnik może wypełniać formularz obok ciebie, ale zalogować się i podpisać już nie: login jest przypisany do twojego profilu zaufanego, a udostępnianie go jest wprost zakazane w regulaminie portalu.
Praktyczny wniosek dla rodziny: każda dorosła osoba potrzebuje własnego konta i własnego profilu zaufanego. Mąż nie złoży wniosku za żonę ze swojego logowania. Dzieci idą przez konto rodzica, jako odrębne sprawy.
3. Załącznik nr 1 wisi niepodpisany
To najdłuższa blokada i nie zależy od ciebie.
Załącznik nr 1 to ankieta pracodawcy: PKD, NIP, REGON, KRS, stanowisko, wynagrodzenie brutto. Sam jej nie wypełnisz. Mechanika wygląda tak: w swojej sprawie podajesz adres e-mail pracodawcy, MOS wysyła tam link, pracodawca otwiera go, wypełnia i podpisuje swoim profilem zaufanym. Załącznik automatycznie dopina się do twojego wniosku, a ty dostajesz powiadomienie, że wniosek jest już możliwy do złożenia.
Link żyje 30 dni. Nie podpisano w tym czasie - wysyłasz prośbę ponownie.
Gdzie zwykle się psuje:
- Pracodawca nie ma profilu zaufanego. Częsta historia w małych firmach, gdzie prezes niczego elektronicznie nie podpisywał. Da się to załatwić w pół godziny przez jego bankowość, tylko ktoś musi mu o tym powiedzieć.
- List wpadł do spamu. MOS wysyła z domeny państwowej, a firmowe filtry potrafią go odciąć. Poproś o sprawdzenie spamu, zanim wyślesz ponownie.
- Podano zły adres. Prywatna poczta księgowej zamiast służbowej, literówka w domenie. Link poszedł donikąd, a ty czekasz.
- PKD wpisane na wyczucie. Główny kod działalności musi zgadzać się z tym z CEIDG albo KRS. Rozbieżność wojewoda zauważy i wezwie do uzupełnienia, a to dwa-trzy tygodnie więcej.
Rada z praktyki: nie wysyłaj prośby o Załącznik nr 1 w piątek wieczorem. Wyślij na początku tygodnia i tego samego dnia napisz do HR osobno, własnymi słowami: wiadomość z systemu wygląda jak mailing i łatwo ją przewinąć.
4. Wniosek się nie podpisuje
Podpis to osobna czynność po wypełnieniu wszystkich pól i wgraniu plików. System najpierw przechodzi walidację, podświetla braki i dopiero potem udostępnia przycisk podpisu.
Podpisać można na trzy sposoby: profilem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem osobistym z e-dowodu.
Co przeszkadza najczęściej:
- Wygasła sesja. Wypełniałeś formularz godzinę, a potwierdzenie w profilu zaufanym wywoływane jest już na przeterminowanej sesji. Zapisz szkic, wyloguj się, wejdź ponownie i podpisuj od razu.
- Wygasł profil. Profil zaufany działa trzy lata. Jeśli był zakładany w 2023 roku, warto sprawdzić datę ważności w panelu na gov.pl.
- Blokada reklam albo ostry tryb prywatności. Przejście na login.gov.pl i z powrotem rozsypuje się, gdy rozszerzenie blokuje przekierowanie. Otwórz portal w oknie bez rozszerzeń.
- Niezgodność danych. Imię w profilu zaufanym i we wniosku muszą zgadzać się co do litery, łącznie z transliteracją z paszportu. Po zmianie nazwiska profil trzeba zaktualizować, zanim złożysz wniosek.
5. Dwie osoby, jeden komputer
Skarga, która wraca regularnie: mąż i żona składają wnioski jednego wieczoru z tego samego laptopa, a system „myli" ich dane.
Niczego nie myli - to sesja login.gov.pl. Przeglądarka trzyma logowanie pierwszej osoby, a druga trafia na cudze konto albo dostaje błąd autoryzacji.
Leczy się prosto: między jednym a drugim wnioskiem wyloguj się z MOS, wyloguj z login.gov.pl i wyczyść cookies tej domeny. Albo złóż drugą sprawę w oknie incognito lub w innej przeglądarce. Przy okazji przestaną przychodzić cudze powiadomienia.
6. Portal nie przyjmuje opłaty
Tu gubi się prawie każdy, bo logika jest nieintuicyjna: MOS nie obsługuje płatności w ogóle. Nie ma koszyka, nie ma karty, nie ma przycisku „zapłać".
Płaci się osobno, zwykłym przelewem:
- Opłata skarbowa za samo zezwolenie - od 340 do 640 PLN w zależności od rodzaju. 340 PLN za pobyt czasowy na zasadach ogólnych, więcej za pobyt stały i rezydenta UE.
- 100 PLN za wydanie karty - osobnym przelewem, zwykle już po pozytywnej decyzji.
Numer rachunku to konto urzędu miasta właściwego dla miejsca złożenia wniosku; dla Warszawy jest to rachunek Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy dla opłat skarbowych. W tytule przelewu wpisuje się imię, nazwisko i czego dotyczy opłata. Potwierdzenie z banku (PDF albo zrzut z widocznymi danymi i datą) dołącza się do wniosku jak zwykły załącznik.
Dwie kwestie, o które pytają najczęściej:
Czy może zapłacić pracodawca albo ktoś z rodziny? Tak. Ale w tytule przelewu musi być imię i nazwisko wnioskodawcy, a nie płatnika, inaczej wpłata nie zostanie powiązana ze sprawą.
Czy potrzebne jest polskie konto? Nie, przelew można zrobić skądkolwiek. Płacąc z banku zagranicznego, doliczaj dwa-trzy dni na zaksięgowanie i zachowaj potwierdzenie z datą wysłania.
7. Szkic zniknął, potwierdzenia nie ma
To dwie różne sytuacje, które bywają mylone.
Szkic przechowywany jest 45 dni. Zacząłeś wypełniać, odłożyłeś na czas zbierania dokumentów, wróciłeś po dwóch miesiącach - sprawy nie ma. To nie awaria, to termin. Jeśli kompletujesz dokumenty długo, zaglądaj do systemu raz w miesiącu.
Po złożeniu status zmienia się na „przesłany", a na konto przychodzi UPO - Urzędowe Poświadczenie Odbioru z numerem sprawy. To twój najważniejszy dokument: od momentu UPO pobyt jest legalny, nawet jeśli wiza albo poprzednia karta kończy się nazajutrz.
Jeśli UPO nie przyszło w ciągu doby, otwórz sprawę w portalu i sprawdź status. Wisi „robocza" - podpis nie przeszedł i wniosek nie został złożony, niezależnie od tego, jak wyglądał ekran w chwili wysyłki. To przypadek, w którym lepiej sprawdzić od razu: różnica między „złożyłem" a „myślałem, że złożyłem" mierzy się legalnością twojego pobytu.
Osobno pobierz zaświadczenie o złożeniu wniosku. Zastąpiło stempel w paszporcie i przyda się pracodawcy oraz na granicy. Szerzej w omówieniu stempla w paszporcie i oczekiwania na kartę.
Co dalej, gdy wniosek jest już złożony
Kolejny krok to biometria: odciski palców i wzór podpisu składa się osobiście, a wezwanie przychodzi przez eDoręczenia. Potem oczekiwanie na decyzję, i tu ustawowe 60 dni oraz realne terminy w mazowieckim to dwie różne rzeczy. Co z tym robić, opisaliśmy w tekstach o statusie sprawy w urzędzie i o ponagleniu.
Pełna procedura od rejestracji po odbiór karty jest w przewodniku krok po kroku po MOS 2.0, a całość procedury pobytowej w omówieniu karty pobytu 2026.
Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej oceny prawnej. Jeśli wniosek utknął, przyszło wezwanie do uzupełnienia albo nie masz pewności co do podstawy, umów się na prowadzenie sprawy o kartę pobytu - przeanalizujemy sprawę i doprowadzimy złożenie do UPO.
Powiązane materiały: