Навколо KSeF багато паніки і плутанини з датами, тож одразу головне. Обов’язок вводиться трьома хвилями: з 1 лютого 2026 - лише фірми з оборотом понад 200 млн zł за 2024 рік, з 1 квітня 2026 - усі інші, включно з JDG і Sp. z o.o., а мікрофірми, у яких продажі за фактурами не перевищують 10 000 zł брутто на місяць, можуть до 31 грудня 2026 виставляти фактури по-старому.
Друге, що знімає паніку: санкції запрацюють лише з 1 січня 2027 року. З 1 лютого до 31 грудня 2026 порушення обов’язків KSeF не караються. Це перехідний період, щоб бізнес налаштував процеси, а не привід відкладати - приймати вхідні фактури через систему все одно доведеться з першого дня.
Коли ваша дата настане, B2B-фактури йдуть виключно через KSeF (Krajowy System e-Faktur). Паперові фактури і PDF поштою більше не вважаються legalnymi dokumentami zakupu для цілей VAT і CIT. Для іноземного підприємця це означає: або ви підключаєтеся до KSeF до своєї дати, або ваші контрагенти не зможуть прийняти ваші фактури до обліку.
Що таке KSeF
KSeF - це державна електронна платформа Ministerstwa Finansów для виставлення, отримання та зберігання структурованих фактур (faktury ustrukturyzowane). Усі документи зберігаються 10 років у державному архіві й доступні податковому адміністратору в будь-який момент.
Ідея реформи - закрити luki у VAT (за даними MF, у 2024 році luka VAT у Польщі становила 12,1%), автоматизувати податковий нагляд і знизити вартість документообігу для бізнесу.
Кого стосується обов’язок
Дати залежать від розміру бізнесу:
| Хто | З якої дати KSeF обов’язковий |
|---|---|
| Оборот понад 200 млн zł за 2024 рік | 1 лютого 2026 |
| Усі інші: Sp. z o.o., JDG, spółki komandytowe, jawne, partnerskie | 1 квітня 2026 |
| Мікрофірми з продажами за фактурами до 10 000 zł брутто на місяць | 1 січня 2027 (до кінця 2026 по-старому) |
Важливий нюанс щодо мікрофірм: пільга рахується помісячно. Перевищили 10 000 zł у конкретному місяці - з наступної фактури переходите на KSeF, і відкотитися назад уже не можна.
Обов’язок стосується також:
- Усі Sp. z o.o. незалежно від обороту
- Усіх JDG-платників VAT (зареєстрованих як czynni podatnicy VAT)
- Spółki komandytowe, jawne, partnerskie незалежно від форми оподаткування
- Іноземні фірми з польським stałym miejscem prowadzenia działalności (oddziały, представництва)
Хто поки звільнений (до кінця 2026):
- JDG на zwolnieniu z VAT (чистий ryczałt без VAT-rejestracji)
- Постачальники B2C (для фізосіб-споживачів)
- Faktury z kas fiskalnych (paragony)
Ці категорії отримають обов’язок із 2027 року.
Як іноземному підприємцю підключитися
Кроки для підключення до KSeF - встигнути треба до 1 квітня 2026 (а якщо оборот вищий за 200 млн zł, то ще до 1 лютого):
1. Отримати kwalifikowany podpis elektroniczny або Profil Zaufany
Для авторизації в KSeF потрібен один із ідентифікаторів:
- Profil Zaufany - безкоштовно через банк (mBank, PKO BP, ING) або urząd gminy
- Podpis kwalifikowany - платний електронний підпис від KIR, Certum, EuroCert (від 200 PLN/рік)
- Pieczęć kwalifikowana - для Sp. z o.o. (від 350 PLN/рік)
- Token KSeF - програмний токен від MF (безкоштовно, видається через e-Urząd Skarbowy)
Для більшості іноземних підприємців оптимально - Profil Zaufany через польський банк (якщо є PESEL і karta pobytu).
2. Призначити uprawnione osoby
У системі KSeF потрібно явно вказати, хто з членів компанії має право виставляти фактури. Це робиться через формуляр ZAW-FA в e-Urzędzie Skarbowym. Без цього документа ніхто, включно з власником Sp. z o.o., не може працювати в KSeF.
Стандартний набір uprawnień:
- Wystawianie faktur - основне право
- Odbiór faktur - отримання вхідних
- Przeglądanie faktur - лише перегляд (для бухгалтера)
3. Інтегрувати програму обліку
Більшість польських бухгалтерських програм (iFirma, wFirma, Comarch ERP, Subiekt, inFakt) уже інтегровані з KSeF. Якщо ви використовуєте їх - налаштування займає 30-60 хвилин.
Якщо у вас власна ERP/CRM - потрібна інтеграція через API KSeF. Документація на podatki.gov.pl, сертифіковані інтегратори - список на сайті MF.
4. Навчити співробітників
Головна зміна для користувачів - фактури виставляються за новою структурою (XML). Старі шаблони не працюють. Потрібно перейти на utf-8 з полями: NIP nabywcy, JPK_FA(2), kod kraju тощо.
Курси від MF - безкоштовні на podatki.gov.pl. Тривалість - 4-8 годин для базового рівня.
Штрафи за недотримання
Тут і криється головне непорозуміння. Санкції нижче прописані в ustawie o VAT, але набирають чинності лише 1 січня 2027 року. Увесь 2026 рік порушення обов’язків KSeF формально не караються:
| Порушення | Штраф |
|---|---|
| Невиставлення faktury через KSeF | До 100% kwoty VAT з фактури |
| Faktura papierowa в B2B | До 18 000 PLN за факт |
| Niezarejestrowanie się do KSeF | До 7 000 PLN + zakaz wystawiania faktur |
| Brak uprawnionych osób | До 3 500 PLN/міс. відсутності |
| Faktura w nieprawidłowym formacie | До 5 000 PLN za fakturę |
З 1 квітня 2026 року до цього додається automatyczna kontrola KSeF - система порівнює всі JPK_VAT з фактурами в KSeF і автоматично виявляє розбіжності. Раніше для цього потрібна була kontrola skarbowa - тепер у реальному часі.
Що це змінює для іноземного бізнесу в Польщі
Головні практичні наслідки для JDG і Sp. z o.o. з іноземним управлінням:
Плюси:
- Faktury kosztowe більше не губляться - усі зберігаються в KSeF 10 років
- Повернення VAT (zwrot VAT) пришвидшується з 60 до 25 днів
- Klientom не потрібно виставляти PDF-копії - фактура автоматично у їх KSeF
- Bukhalter бачить усі фактури в реальному часі
Мінуси:
- Якщо у вас є закордонні клієнти в ЄС - вони не в KSeF, потрібні окремі шаблони для UE-faktur
- Stałe miejsce prowadzenia działalności в Польщі - обов’язкове для підключення
- Немає інтернету = немає можливості виставити fakturę (є offline-tryb на 24 години)
Що робити прямо зараз
Якщо ви підприємець у Польщі - дії до 1 квітня 2026:
- Сьогодні: перевірте реєстрацію в e-Urzędzie Skarbowym через PUE - має бути активна.
- Цього тижня: оформіть Profil Zaufany або podpis kwalifikowany.
- Протягом місяця: заповніть ZAW-FA і зареєструйте uprawnione osoby в KSeF.
- Січень 2026: налаштуйте інтеграцію вашої бухгалтерської програми і протестуйте виставлення 5-10 testowych faktur через sandbox KSeF.
- 1 лютого: переключіться повністю на KSeF.
У LegalWin ми провели через підключення до KSeF понад 150 клієнтів у Q4 2025. Стандартна послуга підключення - від 800 PLN, включно з ZAW-FA, налаштуванням програми та тестуванням. Зв’яжіться з нами - поки встигнути до 1 лютого 2026 ще реально.
Пов’язані матеріали: