Якщо коротко: з 1 czerwca 2025 року в Польщі діє новий санкційний режим за порушення при наймі іноземців. Ключові цифри — 3 000 PLN штрафу за кожен випадок нелегального працевлаштування, до 30 000 PLN при систематичних порушеннях, обов’язок відшкодувати koszt repatriacji іноземця до 4 200 PLN, і в найгіршому випадку — солідарна відповідальність із підрядниками за їхні порушення. Це удар по СМБ і складах, а не лише по «тіньових» роботодавцях. У 2026 році кожна третя перевірка PIP у Mazowieckim закінчується штрафом — тому що HR-команди не встигли перебудувати процеси під нові вимоги.
У цьому матеріалі — що вважається нелегальним працевлаштуванням за новою Ustawą, які кроки потрібно зробити до того, як іноземець сяде за робоче місце, і як мінімізувати ризик перевірки.
Що саме тепер карається
До 2025 року основний гріх роботодавця був — «brak zezwolenia». Якщо іноземець працює без дозволу — штраф. Якщо є — все нормально. З червня 2025 спектр порушень розширився. Тепер карається:
1. Powierzenie pracy bez aktualnej podstawy. Іноземець працює за oświadczeniem, термін якого закінчився, або karta czasowego pobytu, у якої закінчилася підстава (наприклад, був студентом — став без статусу). Роботодавець зобов’язаний перевіряти статус щоквартально.
2. Невиконання обов’язку інформування до початку роботи. З 1 czerwca 2025 — кожен вступ іноземця в роботу повинен бути зареєстрований у системі до першого робочого дня. Реєстрація — через PUE ZUS або через PUP. Прострочення хоча б на один день — порушення.
3. Невідповідність фактичних умов роботи оформленим. Іноземець оформлений на 8 годин 5 днів, за zezwolenie A — а реально працює 12 годин 6 днів. Це вважається «іншою роботою» — і формально нелегальною, тому що zezwolenie не покриває.
4. Зарплата нижча за декларовану. Якщо в zezwoleniu вказана зарплата 5 200 PLN brutto, а фактично виплачується 4 800 PLN — це порушення і ст. 88f Ustawy. Воєвода може відкликати zezwolenie.
5. Використання підставних підрядників. Роботодавець формально не наймає іноземця, але залучає його через «umowę o świadczenie usług» з іншим JDG. Якщо PIP доведе, що фактично це було powierzenie pracy — штраф з обох учасників схеми.
Тарифи штрафів 2026
| Порушення | Розмір штрафу |
|---|---|
| Powierzenie pracy cudzoziemcowi bez zezwolenia | 3 000 PLN за кожного працівника |
| Brak rejestracji oświadczenia w PUP | 3 000 PLN за кожного працівника |
| Niezgłoszenie podjęcia pracy do ZUS w terminie | 3 000 PLN |
| Niezgłoszenie do PUP zatrudnienia obywatela kraju 5 (UA, BY, MD, GE, AM) | 1 500 PLN |
| Inne nielegalne powierzenie pracy | до 30 000 PLN |
| Powtarzające się naruszenia (3+ przypadki w roku) | до 30 000 PLN + zakaz powierzania pracy do 5 lat |
| Zwrot kosztów repatriacji cudzoziemca | до 4 200 PLN за працівника |
Важлива зміна — штрафи тепер є «kary administracyjne», а не «grzywny», — тобто накладаються безпосередньо воєводою або PIP без необхідності sądu. Оскаржити можна лише через WSA протягом 30 днів.
Хто перевіряє
У 2026 в Польщі чотири органи мають повноваження kontrolować роботодавців по лінії іноземної робочої сили:
1. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). Найчастіша. Перевіряє дотримання Kodeksu Pracy, реєстрацію umow, безпеку праці. З 2025 PIP отримав право доступу до бази MOS v2.0 — може бачити, які zezwolenia дійсні.
2. Straż Graniczna. Спеціально перевіряє іноземців на легальність перебування і роботи. Має право входити на підприємства без попереднього повідомлення, перевіряти документи прямо на робочих місцях. У 2025–2026 — різко збільшила інтенсивність перевірок на будовах, у логістиці і на складах.
3. ZUS. Перевіряє правильність реєстрації і сплати składek. Через автоматичну звірку з MOS — виявляє випадки, коли іноземець працює, але nie zgłoszony do ZUS.
4. Urząd Skarbowy. У межах kontroli podatkowej перевіряє декларування заробітної плати іноземців і правильність udostępniania PIT-11.
Крім того, перевірки можуть ініціювати повідомлення працівників або конкурентів — анонімно через skargę в PIP. З 2025 — таких доносів значно більше, тому що саме порушення тепер коштує роботодавцеві реальних грошей, а не теоретичних.
Чек-лист для HR перед наймом іноземця
Це базова процедура, яка повинна бути формалізована у кожній компанії, що наймає іноземців:
Крок 1. Перевірка статусу перебування.
- Сканується паспорт + чинна віза або karta pobytu.
- Перевіряється термін дії — повинен покривати мінімум 30 днів вперед.
- Якщо karta pobytu — перевіряється анотація (dostęp do rynku pracy / без анотації).
- Якщо без анотації — перевіряється, що є основа для роботи.
Крок 2. Отримання легальної основи для роботи.
- Якщо громадянин країн, що мають право (UA, BY, MD) — реєстрація oświadczenia в PUP до початку роботи (1–7 днів).
- Якщо інші — заява на zezwolenie typu A у воєводство (2–4 місяці).
- Якщо EU Blue Card / резидент ЄС / karta stałego — жодних дозволів не потрібно, але факт перевіряється.
- Якщо випускник вишу з Wykazu — перевірка, що виш дійсно у Wykazie.
Крок 3. Укладення umowy.
- Umowa o pracę або zlecenie з зазначенням реальної зарплати, графіка, посади.
- Усі умови повинні відповідати тому, що зазначено в zezwoleniu/oświadczeniu.
Крок 4. Реєстрація в ZUS до першого робочого дня.
- Zgłoszenie ZUS ZUA (або ZZA для zlecenia) з зазначенням daty rozpoczęcia pracy.
- У 2026 — ZUS приймає лише електронні zgłoszenia.
Крок 5. Інформування PUP/воєводи.
- У випадку oświadczenia — подання powiadomienia (повідомлення) про початок роботи (протягом 7 днів).
- У випадку zezwolenia typu A — повідомлення протягом 7 днів про фактичне підписання umowy.
Крок 6. Архів.
- Збереження в кадровій справі на 5 років: копій паспорта, viz, kart pobytu, zezwolenia/oświadczenia, підтвердження реєстрації в ZUS.
Найчастіші помилки HR
Помилка 1. «У нього ж є karta pobytu — значить, можна працювати». Karta pobytu без анотації «dostęp do rynku pracy» НЕ дає права працювати без zezwolenia. Це робота на конкретного роботодавця — і при зміні потрібне нове zezwolenie або zmiana decyzji.
Помилка 2. «Термін karty закінчився місяць тому, але він подав на нову — нехай працює». UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru — офіційне підтвердження прийому заяви) від MOS v2.0 дає legalny pobyt, але не автоматичне право на роботу. Якщо іноземець на підставі «робота» — потрібно повторно подавати oświadczenie або отримати «zezwolenie podlegające kontynuacji».
Помилка 3. Зарплата на папері vs реальна. Маленька компанія домовляється на 6 000 PLN brutto, але в zezwoleniu пише 4 806 PLN (мінімум). Іноземець радий, тому що більше «на руки». Через рік — kontrola PIP, фіскальні донарахування, штраф плюс відкликання zezwolenia.
Помилка 4. Аутсорсинг через «agencję pracy tymczasowej». Використання агентств не знімає відповідальності з кінцевого роботодавця за легальність статусу працівника. Закон чітко: «pracodawca użytkownik» відповідає нарівні з агентством.
Помилка 5. Тихіше крок — перевірки пройдуть повз. Ілюзія. З впровадженням єдиної бази MOS v2.0 + ZUS + Straży Granicznej, відсутність іноземців у системах за наявності активних umów — червоний прапор для алгоритму вибору цілей перевірок.
Стратегія захисту бізнесу
У LegalWin ми виділили три рівні захисту, які можна вбудувати в HR-процеси:
Рівень 1. Compliance audit. Зовнішній аудит усіх поточних іноземних працівників: перевірка статусів, документів, реєстрацій. Виявлення наявних ризиків. Термін — 5–10 робочих днів, тариф від 4 500 PLN за компанію до 50 працівників.
Рівень 2. HR-процес under control. Розробка внутрішнього регламенту прийому іноземців + навчання HR-команди. Включає шаблони umów, скриптів для інтерв’ю, чек-листів для кожного етапу. Тариф від 6 000 PLN.
Рівень 3. Outsourcing на легалізацію. Передача всіх процесів оформлення oświadczeń, zezwoleń, супроводу karty pobytu підряднику. Роботодавець отримує за затвердженою umową готового працівника з повним пакетом документів. Тариф від 1 200 PLN за працівника + retainer від 2 500 PLN/міс.
Що робити, якщо вже прийшла kontrola
День 1. Не вступайте в дискусію з інспекторами. Надайте лише запитані документи. Якщо щось відсутнє — краще сказати «потрібно перевірити, надішлю протягом 7 днів», ніж вигадувати відповідь.
День 2–7. Аналіз ситуації з юристом. Часто протокол kontrolny містить формальні помилки, які дозволяють його оспорити.
День 8–37. Подання заперечень (zastrzeżenia) на протокол — 7 днів. Подання odwołania на рішення про штраф — 14 днів.
Після рішення про штраф. Skarga до WSA протягом 30 днів. Поки йде суд — штраф на виконанні призупиняється за zabezpieczeniu.
Коли звертатися
Найкращий момент — до найму першого іноземця. Це дозволяє вибудувати процеси правильно і не наживати ризиків.
Другий найкращий момент — зараз, якщо ви вже найняли іноземців і не впевнені в повній легальності. Compliance audit може виявити ризики до того, як вони стануть штрафами.
Третій момент — після отримання zawiadomienia про kontrolę або після самої kontroli. Тут у юриста менше простору для маневру, але є конкретні важелі — оспорювання протоколів, апеляції, suspension штрафів.
Записатися на консультацію для HR →
Ця стаття — оглядова. Конкретні ризики й стратегія захисту залежать від структури компанії, складу працівників і наявних процесів. За індивідуальними випадками звертайтеся до юриста.
Пов’язані матеріали: