Co tydzień zgłaszają się do nas osoby z tym samym pytaniem: „jak złapać termin na złożenie dokumentów na kartę pobytu w Warszawie”. W głowie mają stary obraz - inPOL, gdzie trzeba było nocą siedzieć przy ekranie i polować na wolny slot. Ten obraz jest już nieaktualny. Od 27 kwietnia 2026 składanie dokumentów przeniosło się do internetu, a „zapis na złożenie wniosku” jako zjawisko zniknął. Został tylko jeden realny termin stacjonarny - na biometrię.
W skrócie: od 27 kwietnia 2026 wniosek o kartę pobytu składa się online przez MOS v2.0 i nie trzeba już polować na kolejkę - wniosek wysyłasz z domu. Stacjonarny termin jest teraz tylko jeden - na biometrię, a datę Mazowiecki Urząd wyznacza sam w wezwaniu. Decyzja w sprawie na Mazowszu w 2026 zajmuje 8-14 miesięcy.
Dalej - konkretnie, krok po kroku.
Co się zmieniło: „zapis” to już nie kolejka
Do 27 kwietnia 2026 składanie dokumentów na kartę pobytu na Mazowszu rzeczywiście było grą na czas. System inPOL udostępniał ograniczoną liczbę slotów na wizytę stacjonarną, sloty znikały w minuty, a ludzie miesiącami „polowali na termin”, żeby po prostu złożyć papiery w okienku. Stąd zapytanie, z którym wciąż do nas trafiają: „zapis na kartę pobytu Warszawa”.
Od 27 kwietnia 2026 roku wnioski o pobyt czasowy, pobyt stały i pobyt rezydenta długoterminowego UE składa się wyłącznie przez MOS v2.0 (mos.cudzoziemcy.gov.pl), a od 4 maja 2026 roku przez MOS idą też wnioski o kartę CUKR. Wyjątki Mazowiecki urząd wymienia osobno: połączenie z rodziną i niektóre przypadki, gdy wnioskodawca jest poza Polską, wymagają papierowego formularza. Na papierze składa się też wniosek o zmianę zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, np. przy zmianie pracodawcy (art. 120a ust. 1). Sam inPOL nie został zamknięty: urząd prosi o założenie tam konta, żeby śledzić status sprawy złożonej przez MOS. Przy zwykłym wniosku oznacza to:
- Żeby złożyć wniosek, wizyta stacjonarna nie jest w ogóle potrzebna. Wniosek wypełniasz i wysyłasz online.
- Nie ma już „slotów na złożenie”, na które trzeba polować. Złożyć można każdego dnia, choćby o trzeciej w nocy.
- Stara logika „najpierw się zapisz, potem przyjdź i złóż dokumenty” nie działa. Najpierw składasz, a dopiero potem urząd wyznacza jedyną wizytę stacjonarną - na biometrię.
Słowo „zapis” zostało więc w głowach, ale rzeczywistość pod nim się zmieniła. Żadnej kolejki na złożenie w MOS v2.0 nie ma. Jest tylko termin na pobranie odcisków, a wyznacza go nie wnioskodawca, lecz urząd.
Wniosek trzeba podpisać podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 106d ust. 3), więc pierwsze, co warto zrobić, to aktywować Profil Zaufany (najszybciej przez bankowość internetową dużego banku).
Jak złożyć przez MOS v2.0 krok po kroku
Technicznie złożenie zajmuje jeden dzień. Logika jest krótka:
- Zakładasz konto na mos.cudzoziemcy.gov.pl i potwierdzasz tożsamość przez Profil Zaufany lub login.gov.pl.
- Tworzysz nową sprawę, wybierasz typ („pobyt czasowy”, „pobyt stały” itd.) i podstawę - praca, działalność, nauka, rodzina i inne.
- Wypełniasz wniosek i wgrywasz skany dokumentów.
- Wysyłasz pracodawcy prośbę o elektroniczny podpis Załącznika nr 1 - podpisuje go przez swój Profil Zaufany.
- Podpisujesz wniosek swoim Profilem Zaufanym i otrzymujesz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) z numerem sprawy.
UPO potwierdza, że wniosek został wysłany. Jeśli złożono go w czasie legalnego pobytu i bez braków formalnych, pobyt uznaje się za legalny aż do ostatecznej decyzji (art. 108 ust. 1). Dowodem jest zaświadczenie o złożeniu wniosku, które urząd przysyła przez MOS zamiast dawnego stempla w paszporcie.
Dalej korespondencja z wojewodą idzie elektronicznie: przez eDoręczenia (elektroniczny system urzędowych zawiadomień) i e-mail. Termin odpowiedzi jest podany w każdym wezwaniu; na dosłanie dokumentów ustawa daje co najmniej 14 dni (art. 106f). Jeśli nie usuniesz braków formalnych wniosku w terminie, urząd pozostawi go bez rozpoznania i trzeba będzie składać od nowa.
Szczegółowe omówienie każdego ekranu MOS znajdziesz w poradniku jak złożyć wniosek przez MOS 2.0. Pełny obraz procesu z dokumentami i terminami - w instrukcji krok po kroku o karcie pobytu 2026.
Najczęstsza awaria na tym etapie to pracodawca bez Profilu Zaufanego i eDoręczeń, który nie może podpisać Załącznika nr 1. Rozwiązuje się to wcześniej: poproś pracodawcę o aktywację obu usług przed rozpoczęciem składania, inaczej proces stoi 2-3 tygodnie.
Termin na biometrię na Mazowszu: kiedy i gdzie
To jedyny „zapis”, który pozostał realny. Po przyjęciu sprawy do rozpoznania przez wojewodę dostajesz wezwanie na pobranie odcisków palców i podpisu na tablecie - to właśnie biometria.
Kilka ważnych szczegółów:
- Datę wyznacza urząd, a nie Ty. Mazowiecki Urząd Wojewódzki sam wybiera termin i przysyła wezwanie e-mailem lub na eDoręczenia. Polowanie na slot jak w inPOL jest zbędne.
- Nie ma urzędowego terminu między złożeniem wniosku a wezwaniem. Ustawa wymaga tylko, żeby od doręczenia wezwania do wizyty minęło co najmniej 7 dni (art. 106e ust. 1).
- Adres i godzina są w wezwaniu. Wydział Spraw Cudzoziemców ma w Warszawie cztery adresy: ul. Marszałkowska 3/5, Al. Jerozolimskie 28, pl. Bankowy 3/5 i ul. Krucza 5/11. Który z nich jest Twój, decyduje urząd i podaje to w wezwaniu.
Co zabrać: ważny paszport i wezwanie. Na wizycie okazujesz paszport (jeśli go nie masz i nie możesz go uzyskać, inny dokument potwierdzający tożsamość), a urząd pobiera od Ciebie odciski palców i wzór podpisu (art. 106a i 106e ust. 1). Dokumentów na miejscu nie przyjmują: urząd prosi o przesyłanie ich przez e-Doręczenia.
Co robić, gdy termin długo nie przychodzi
Czasem na wezwanie do pobrania odcisków trzeba czekać dłużej, niż by się chciało. Zanim zaczniesz się niepokoić, sprawdź mechanikę:
- Raz w tygodniu sprawdzaj eDoręczenia i skrzynkę e-mail: wezwanie trafia właśnie tam. Bywa, że termin jest już wyznaczony, a osoba go nie widzi, bo nie otworzyła skrzynki.
- Sprawdź, czy nie było wezwania do uzupełnienia braków. Jeśli wojewoda czeka na dokument, sprawa „wisi”. Termin odpowiedzi jest podany w samym wezwaniu.
- Jeśli sprawa od dawna w ogóle nie rusza, istnieje formalne narzędzie - ponaglenie z art. 37 KPA. To zgodny z prawem sposób przypomnienia wojewodzie o terminach, a przy dalszym milczeniu - droga do skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Jak to działa w praktyce, omawiamy w materiale o przyspieszeniu karty pobytu przez ponaglenie i WSA.
Nie myl dwóch rzeczy: opóźnienie biometrii i opóźnienie decyzji to różne etapy. Sam długi czas do decyzji (8-14 miesięcy na Mazowszu) jest niestety normą i ponaglenie nie zawsze tu pomaga. Natomiast nienormalnie długi brak nawet wezwania na biometrię to powód, by sprawdzić eDoręczenia i w razie potrzeby się przypomnieć.
Czy można przenieść termin
Prawa do przełożenia terminu w przepisach nie ma. Ustawa o cudzoziemcach mówi o czymś innym: jeśli nie stawisz się na prawidłowo doręczone wezwanie, wojewoda umarza postępowanie (art. 106i ust. 1 pkt 1).
Wyjątki są takie. Jeśli urząd z własnej winy nie pobrał odcisków w dniu wizyty, sam wyznacza nowy termin, nie wcześniej niż po 7 dniach (art. 106g). Z osobistego stawiennictwa zwolnione są dzieci, które nie ukończyły 6 lat, oraz osoby, które z powodu choroby lub niepełnosprawności, potwierdzonych zaświadczeniem lekarza specjalisty, nie mogą przyjść do urzędu (art. 106h ust. 1).
Jeśli nie możesz przyjść w wyznaczonym dniu, od razu napisz do urzędu przez e-Doręczenia i podaj powód. O tym, czy wyznaczyć nowy termin, decyduje urząd, dlatego wyjazdów na czas oczekiwania na wezwanie lepiej nie planować.
Gdzie odebrać gotową kartę
Kartę wydaje się po pozytywnej decyzji. Datę i miejsce odbioru urząd podaje sam: „Oczekuj na wiadomość SMS lub pismo nadane przez e-Doręczenia z terminem odbioru decyzji i karty”. Adres bierz z tej wiadomości.
Kartę odbiera się osobiście (art. 248 ust. 1). Przez pełnomocnika nie można; wyjątek - jeśli urząd zwolnił Cię w sprawie z osobistego stawiennictwa na podstawie art. 106h. Ze sobą potrzebujesz ważnego paszportu (art. 248 ust. 4). Przy odbiorze możesz sprawdzić na czytniku, czy dane w karcie są poprawne (art. 248 ust. 3).
inPOL vs MOS v2.0: jak zmienił się „zapis”
Żeby reforma z 2025 roku zmieściła się w jednym obrazie, porównajmy oba światy przez to samo doświadczenie „zapisu”, dla którego ludzie szukają tego artykułu.
| Parametr | inPOL (jak było) | MOS v2.0 (jak jest teraz) |
|---|---|---|
| Składanie dokumentów | wizyta stacjonarna w okienku urzędu | online, z domu, bez wizyty |
| „Zapis” na złożenie | trzeba było polować na slot kolejki | niepotrzebny - złożenie każdego dnia |
| Wizyta stacjonarna została dla | złożenia wszystkich dokumentów + biometrii | tylko biometrii |
| Kto wyznacza datę wizyty | wnioskodawca, polując na slot | urząd sam, przez eDoręczenia |
| Czas do wizyty stacjonarnej | nieprzewidywalny, tygodnie polowania | data w wezwaniu, nie wcześniej niż 7 dni po jego doręczeniu |
| Korespondencja z wojewodą | listy papierowe | eDoręczenia i e-mail, termin odpowiedzi w każdym wezwaniu |
| Potwierdzenie legalności | stempel w paszporcie | zaświadczenie o złożeniu wniosku przez MOS |
Główny wniosek z tabeli: wysiłek się przesunął. Kiedyś energia szła na to, by w ogóle dostać się do urzędu. Teraz dostać się jest łatwo - trudno poprawnie wypełnić wniosek i nie przegapić wezwania wojewody na eDoręczeniach.
Kiedy warto zgłosić się do prawnika
Samodzielnie złożyć pierwszy wniosek przez MOS v2.0 da się, jeśli podstawa jest prosta (praca u dużego pracodawcy z doświadczeniem w zatrudnianiu cudzoziemców), masz już Profil Zaufany i PESEL, i nie ma problemów z przeszłości - odmów lub zwrotów.
Do prawnika warto pójść, gdy: składasz na podstawie rodziny lub działalności, w przeszłości była odmowa lub zwrot wniosku, pracodawca pierwszy raz zatrudnia cudzoziemca, masz niuanse (przekroczona wiza, wyjazd w trakcie rozpoznania, zmiana pracodawcy), termin lub decyzja nienormalnie się przeciągają, albo po prostu chcesz wyniku, a nie próby. Osobno warto sprawdzić timing, jeśli zbliża się koniec starej karty - o tym materiał o przedłużeniu karty pobytu w 2026: kiedy składać.
W LegalWin zajmujemy się legalizacją w Polsce od 2019 roku. Prowadzimy sprawę od pierwszej konsultacji do złożenia poprawnie przygotowanego wniosku, pilnujemy eDoręczeń za Ciebie, kontrolujemy termin biometrii, a przy przewlekłości przygotowujemy ponaglenie. Jeśli chcesz wcześniej poznać budżet, zobacz omówienie, ile kosztuje karta pobytu w Warszawie w 2026.
Prowadzenie sprawy w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim →
Ten artykuł ma charakter poglądowy. Konkretne terminy i decyzje zależą od Twojej sytuacji. W sprawach indywidualnych zgłoś się do prawnika po ocenę.
Powiązane materiały: