Половина замовлень на апостиль, які до нас приходять, апостиля не потребує. Або документ їде до країни, де апостиль не визнають - і потрібна повна консульська легалізація. Або навпаки: між Польщею і країною призначення діє двосторонній договір, за яким документ приймають взагалі без жодних печаток.
Різниця у грошах і строках суттєва: апостиль у MSZ (МЗС Польщі) коштує 60 PLN за документ і робиться за день-два, консульська легалізація - це дві інстанції, 26 PLN у MSZ плюс консульський збір і щонайменше тиждень. Розберемо, як визначити свій сценарій за п'ять хвилин.
Три сценарії, а не два
| Сценарій | Що робити | Вартість у MSZ | Строк |
|---|---|---|---|
| Країна - учасниця Гаазької конвенції 1961 | Апостиль | 60 PLN за документ | 1-3 робочі дні |
| Країна поза конвенцією | Poświadczenie MSZ + легалізація в посольстві | 26 PLN + консульський збір | 5-15 робочих днів |
| Є двосторонній договір про правову допомогу | Зазвичай нічого, лише присяжний переклад | 0 PLN | 0 днів |
Третій сценарій - той, про який майже не пишуть, і саме він заощаджує клієнтам найбільше.
Коли апостиль не потрібен узагалі
Польща пов'язана двосторонніми договорами про правову допомогу з низкою країн, і ці договори звільняють офіційні документи від будь-якої легалізації. Для наших клієнтів практичне значення мають:
- Україна - договір від 24 травня 1993 року (Dz.U. 1994 nr 96 poz. 465). Art. 15 прямо звільняє документи від легалізації.
- Білорусь - договір 1994 року, аналогічна норма.
- Росія - договір 1996 року, аналогічна норма.
Практичний висновок: українське свідоцтво про народження, про шлюб, про розлучення, довідка з ДРАЦС для подання до польського USC (загсу), для реєстрації шлюбу, для транскрипції акта - апостиля не потребує. Потрібен лише присяжний переклад польською.
Застереження, яке чесніше сказати одразу: не всі urzędy про це знають. Окремі виші, деякі нотаріуси і частина працівників USC за інерцією просять апостиль. Це оскаржується посиланням на договір, і в нашій практиці питання закривається листом із зазначенням статті та номера Dziennika Ustaw. Але закладіть на це пару днів.
З дипломами складніше. Визнання освіти (nostryfikacja) регулюється окремо, і виші вправі встановлювати власні вимоги до документів. Про цей шлях у нас є докладний розбір.
Хто в Гаазькій конвенції, а хто ні
Список учасників постійно зростає, і за останні роки він змінився помітно:
- Китай приєднався в листопаді 2023 року - консульська легалізація китайських документів більше не потрібна.
- Канада - з січня 2024 року.
- Саудівська Аравія - з грудня 2022 року.
- Пакистан - з березня 2023 року.
- Індонезія - з 2022 року, Філіппіни - з 2019 року.
Поза конвенцією (станом на 2026 рік) лишаються країни, які найчастіше фігурують у наших справах: ОАЕ, В'єтнам, Ірак, Йорданія, Лівія, Єгипет, Алжир, Ліван, Куба, Таїланд, Малайзія, М'янма, Тайвань.
Правило, яке варто запам'ятати: список змінюється кілька разів на рік. Перед подачею завжди перевіряйте актуальний статус країни на сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права або питайте нас - ми перевіряємо це в кожній справі.
Як працює консульська легалізація
Якщо країна поза конвенцією, ланцюжок довший і скоротити його не можна:
- Підготовка документа. Оригінал з підписом і печаткою. Якщо це нотаріальний документ або копія - спершу poświadczenie в Sądzie Okręgowym (окружному суді).
- Poświadczenie MSZ. Dział Legalizacji, ul. Krucza 38/42 у Варшаві. Мито - 26 PLN за документ (а не 60, як за апостиль).
- Легалізація в посольстві країни призначення. Кожне посольство тримає власні правила, строки і тариф. Деякі вимагають попередній переклад мовою країни, деякі - лише англійською.
- Переклад. Присяжний або консульський, залежно від вимог приймальної сторони.
Найчастіша помилка на цьому маршруті - зробити переклад завчасно. Багато посольств вимагають, щоб переклад ішов після легалізації MSZ і був підшитий до вже засвідченого оригіналу. Переклад, зроблений «наперед», доводиться переробляти.
Апостиль у Польщі: хто і що засвідчує
Компетентний орган у Польщі - MSZ, Dział Legalizacji. Особиста подача за адресою ul. Krucza 38/42 у Варшаві після запису, документи поштою - на al. Szucha 23. Мито 60 PLN за кожен документ, оплата на рахунок Urzędu Dzielnicy Śródmieście.
Що важливо про 2026 рік: MSZ і далі працює з паперовими оригіналами. Роздруківка електронного документа (e-KRK, wydruk z KRS, dokument z ePUAP) для апостиля напряму не приймається - її потрібно попередньо засвідчити в нотаріуса, а потім у sądzie okręgowym або отримати паперовий оригінал в органі видачі. Докладно цю пастку розбираємо в матеріалі про електронні документи й апостиль.
Частина документів потребує попереднього засвідчення, а частина взагалі йде повз MSZ:
| Тип документа | Куди йти до MSZ або замість нього |
|---|---|
| Свідоцтва USC (народження, шлюб, смерть) | напряму MSZ |
| Нотаріальні акти, довіреності | Sąd Okręgowy (окружний суд) |
| Дипломи вишів | NAWA - сама ставить апостиль |
| Атестати шкіл | Kuratorium Oświaty, атестат зрілості - OKE; самі ставлять апостиль |
| Zaświadczenie o niekaralności (KRK) | напряму MSZ |
| Odpis z KRS, CEIDG | напряму MSZ |
Як визначити свій сценарій за п'ять хвилин
Дайте відповідь на три питання поспіль:
- До якої країни їде документ? Не звідки він, а куди. Апостиль ставить країна походження документа, але вимогу визначає країна призначення.
- Чи є між Польщею і цією країною двосторонній договір про правову допомогу? Якщо так - найімовірніше, нічого не потрібно.
- Якщо договору немає - країна в Гаазькій конвенції? Так - апостиль. Ні - консульська легалізація.
І четверте питання, яке заощаджує гроші: скільки примірників знадобиться? Апостиль ставиться на конкретний примірник. Якщо документ потрібен у трьох місцях - беріть три оригінали і ставте три апостилі одразу, це дешевше, ніж повторювати ланцюжок за пів року.
Що робимо ми
Робота з апостилем і легалізацією у нас побудована так:
- Перевірка маршруту - країна призначення, договори, актуальний статус конвенції. Безкоштовно і за одну розмову.
- Отримання оригіналів - якщо документа на руках немає, запитуємо в USC, KRS, виші або KRK.
- Інші органи - засвідчення в суді, NAWA, kuratorium або OKE.
- MSZ - подання, оплата, отримання. Без вашої участі, за довіреністю.
- Посольство - для країн поза конвенцією ведемо листування і подання самі.
- Присяжний переклад - у правильний момент ланцюжка, а не завчасно.
Строки і ціни - на сторінці апостиль під ключ у Варшаві. Якщо документів кілька і вони їдуть у різні країни, ми збираємо їх в один потік - це помітно дешевше, ніж вести кожну справу окремо.
Часті запитання
Скільки діє апостиль? Сам апостиль безстроковий. Обмеження строку йде від документа: довідка про несудимість зазвичай дійсна 3-6 місяців, свідоцтва USC - без строку, але приймальні органи часто вимагають витяг не старший за 3-6 місяців. Докладно - тут.
Чи можна поставити апостиль на копію? На нотаріально засвідчену копію - так, але спершу документ проходить через Sąd Okręgowy. На звичайну ксерокопію - ні.
Що робити, якщо посольство вимагає апостиль, хоча країна не в конвенції? Таке трапляється: деякі консульства просять «apostille» за інерцією, маючи на увазі poświadczenie MSZ. Уточнюйте письмово, що саме потрібно - формулювання у вимозі і в реальності часто розходяться.
Чи можна поставити в Польщі апостиль на документ, виданий не в Польщі? Ні. Апостиль ставить лише країна, що видала документ. Українське свідоцтво апостилюється в Україні, турецьке - у Туреччині. Як організувати це дистанційно, розбираємо у статті про апостиль іноземних документів.
Чи потрібен апостиль на документи фірми для відкриття рахунку за кордоном? Зазвичай так, і це окрема процедура з KRS та статутом - розбираємо окремо.
Правильне питання не «де поставити апостиль», а «чи потрібен він узагалі». У третині наших справ відповідь - ні, і це заощаджує клієнту тижні.
Надішліть перелік документів і країну призначення - побудуємо маршрут за одну розмову і скажемо точну суму до початку роботи.
Матеріал має інформаційний характер. Вимоги приймальних органів різняться - зверніться до юриста для оцінки вашої ситуації.