Польська Sp. z o.o. відкриває рахунок у банку ОАЕ, реєструє дочірню компанію в Грузії, бере участь у тендері в Казахстані або подає документи на торгову марку в Туреччині. У всіх цих випадках контрагент просить «apostilled company documents» - і тут починається плутанина, бо в Польщі немає документа з назвою certificate of good standing.
Розберемо, що саме замовляти, в якому порядку і скільки це коштує.
Які документи зазвичай вимагають
| Що просять за кордоном | Польський еквівалент | Де отримати |
|---|---|---|
| Certificate of incorporation | Odpis aktualny z KRS | Sąd rejestrowy (реєстраційний суд) |
| Certificate of good standing | Odpis aktualny z KRS + zaświadczenie o niezaleganiu US і ZUS | KRS + urząd skarbowy + ZUS |
| Articles of association | Umowa spółki (akt notarialny) або tekst jednolity | Нотаріус |
| Board resolution | Uchwała zarządu / zgromadzenia wspólników | Фірма, з нотаріальним засвідченням підписів |
| Power of attorney | Pełnomocnictwo | Нотаріус |
| Register of shareholders | Lista wspólników | Фірма, засвідчення підпису в нотаріуса |
| Tax residency certificate | Certyfikat rezydencji CFR-1 | Urząd skarbowy |
Окрема позиція - zaświadczenie o niekaralności podmiotu zbiorowego (довідка про несудимість юридичної особи), яку часто просять у тендерах. Це самостійний документ із KRK, і ми розбираємо його окремо.
Ланцюжок засвідчення: три різні маршрути
Ключове, що треба зрозуміти: апостиль ставить MSZ, але не на все напряму. Частина документів проходить проміжну інстанцію, і порушувати порядок не можна.
Маршрут 1: odpis z KRS - напряму до MSZ. Берете в реєстраційному суді паперовий odpis (повний або актуальний) з підписом і печаткою суду, несете до MSZ, платите 60 PLN, отримуєте апостиль. Найпростіший шлях.
Маршрут 2: нотаріальні документи - через Sąd Okręgowy. Umowa spółki, pełnomocnictwo notarialne, wypis aktu notarialnego. Спершу prezes Sądu Okręgowego (голова окружного суду) засвідчує підпис нотаріуса, потім MSZ ставить апостиль. Дві інстанції, два строки.
Маршрут 3: приватні документи фірми - через нотаріуса і суд. Uchwała zarządu, lista wspólników, довідка, підписана членом правління. Сам собою такий документ MSZ не прийме. Спершу нотаріус засвідчує підпис підписанта (poświadczenie podpisu), потім Sąd Okręgowy засвідчує підпис нотаріуса, потім MSZ. Три інстанції.
Найчастіша помилка клієнтів - принести роздруківку із системи. Про це нижче.
Електронний витяг із KRS: чому його не приймають
Wydruk z systemu eKRS має силу офіційного документа всередині Польщі - це прямо випливає із закону про KRS. Але MSZ працює з паперовими оригіналами, на яких є підпис і печатка. Роздруківка із сайту таких реквізитів не містить.
Два виходи:
- Замовити паперовий odpis у реєстраційному суді - особисто, поштою або через представника. 30-60 PLN залежно від виду, строк 1-7 днів.
- Засвідчити роздруківку в нотаріуса і далі вести за маршрутом 3. Дорожче й довше, але іноді швидше, якщо суд затягує.
Та сама логіка працює для e-KRK та інших електронних документів - докладний розбір тут.
Скільки це коштує і скільки займає
| Позиція | Вартість | Строк |
|---|---|---|
| Odpis aktualny z KRS (паперовий) | 30 PLN | 1-7 днів |
| Odpis pełny z KRS | 60 PLN | 1-7 днів |
| Poświadczenie podpisu у нотаріуса | 20-50 PLN + VAT за підпис | у день візиту |
| Wypis aktu notarialnego | 6 PLN + VAT за сторінку | у день візиту |
| Poświadczenie w Sądzie Okręgowym | 26 PLN за документ | 1-5 днів |
| Апостиль MSZ | 60 PLN за документ | 1-3 дні |
| Присяжний переклад | за обсягом | 1-3 дні |
Повний комплект «KRS + статут + довіреність» з апостилями і перекладами вкладається в 700-1 200 PLN офіційних витрат і 7-14 робочих днів, якщо нічого не зривається.
Три пастки, на яких втрачають тижні
Переклад зроблено до апостиля. Апостиль ставиться на оригінал. Якщо спершу перекласти, а потім апостилювати - апостиль ляже на польський оригінал, а переклад лишиться без нього, і приймальна сторона може вимагати переробити. Правильний порядок: оригінал → апостиль → присяжний переклад усього разом, включно з текстом апостиля.
Odpis «старший за три місяці». Сам апостиль безстроковий, але банки і реєстратори майже завжди вимагають витяг із KRS не старший за 3, рідше 6 місяців на дату подання. Замовляти його треба під конкретний дедлайн, а не «заздалегідь, щоб лежало».
Країна поза Гаазькою конвенцією. ОАЕ, В'єтнам, Ірак, Єгипет і ще десяток юрисдикцій апостиль не визнають - там потрібна повна консульська легалізація через посольство. Це інший ланцюжок, інший тариф та інші строки. Розбираємо розвилку окремо.
Що робимо ми
- Уточнюємо вимогу. Просимо в контрагента точний перелік - «company documents» це не перелік. Часто з'ясовується, що половина пунктів не потрібна.
- Замовляємо оригінали - KRS, довідки US і ZUS, нотаріальні витяги. За довіреністю, без вашої участі.
- Ведемо ланцюжок - нотаріус, Sąd Okręgowy, MSZ або посольство. Один потік, одна відповідальність за строки.
- Присяжний переклад у правильний момент, включно з текстом апостиля.
- Доставка - оригінали кур'єром у потрібну країну.
Строки і вартість - на сторінці апостиль під ключ у Варшаві. Якщо паралельно відкриваєте структуру за кордоном, корисно подивитися матеріал про релокацію бізнесу і представництва.
Часті запитання
Чи потрібен апостиль на витяг із KRS для банку всередині ЄС? Зазвичай ні. Всередині ЄС діє Регламент 2016/1191 і практика взаємного визнання реєстрів; більшість європейських банків приймають odpis z KRS з перекладом. Апостиль вимагають банки поза ЄС.
Чи можна апостилювати документ англійською? Апостиль ставиться на польський оригінал. Якщо потрібен документ англійською - робиться присяжний переклад після апостиля. Деякі суди видають odpis z KRS у двомовному форматі для цілей ЄС.
Скільки апостилів потрібно, якщо документ їде у дві країни? Стільки ж оригіналів, скільки країн. Апостиль прив'язаний до конкретного примірника, копію з апостилем приймальна сторона зазвичай не визнає.
Хто може забрати документи в MSZ? Будь-яка особа за довіреністю. Ми працюємо саме так - клієнту не потрібно їхати до Варшави.
Що робити, якщо фірма щойно зареєстрована і запису в KRS ще немає? Чекати wpisu. До внесення в реєстр odpis не видадуть. При реєстрації через S24 запис зазвичай з'являється за 1-3 дні - як це влаштовано.
Корпоративний апостиль - це не одна печатка, а ланцюжок із двох-трьох інстанцій, де порядок важливіший за швидкість. Помилка в порядку коштує тижня і повторної оплати.
Надішліть вимогу контрагента - розберемо, що реально потрібно, і зберемо пакет під ключ.
Матеріал має інформаційний характер. Вимоги іноземних органів різняться - зверніться до юриста для оцінки вашої ситуації.