У Польщі довідку про несудимість видають не лише людині, а й компанії. Називається вона zaświadczenie o niekaralności podmiotu zbiorowego і підтверджує, що фірма не фігурує в реєстрі як суб'єкт, притягнутий до відповідальності за ustawą o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych.
Про цю довідку зазвичай дізнаються в незручний момент: за три дні до подання в тендер, під час отримання ліцензії на перевезення або коли іноземний контрагент надсилає перелік документів, де серед іншого стоїть company criminal record certificate.
Загальний порядок отримання KRK - форми, мито, e-KRK і паперовий шлях - розібрано в основному гайді про довідку про несудимість у Польщі.
Коли її вимагають
| Ситуація | Що просять |
|---|---|
| Zamówienia publiczne (держзакупівлі) | довідка на фірму + на кожного члена правління і прокуриста |
| Ліцензії: транспорт, охорона, фінанси, алкоголь | довідка на фірму + на управлінців |
| Тендери за кордоном | довідка на фірму з апостилем і присяжним перекладом |
| Банківський due diligence, великі кредити | на вимогу банку |
| Партнерські програми, вендори | на вимогу контрагента |
| Продаж фірми, due diligence покупця | частина стандартного пакета |
У держзакупівлях є нюанс, на якому спотикаються: однієї довідки на фірму недостатньо. Замовник перевіряє ще й фізосіб - членів zarządu, прокуриста, а в spółkach osobowych ще й партнерів чи комплементаріїв. Якщо в правлінні іноземець, до його польської довідки додається довідка з країни громадянства. Як це робиться.
Чим відрізняється від звичайної довідки
Формально це різні запити до одного й того самого реєстру.
- Zapytanie o udzielenie informacji o osobie - на фізичну особу, за PESEL або паспортними даними.
- Zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym - на юридичну особу, за номером KRS і NIP.
Заповнюються різні формуляри, і це перша причина відмов: люди подають форму «o osobie» з даними фірми, отримують документ не про те і переробляють.
Друга особливість: довідка про podmiot zbiorowy стосується відповідальності самої компанії як суб'єкта, а не судимостей її власників. Чиста довідка на фірму нічого не каже про судимості директора - це окремий документ.
Як отримати: три канали
1. Онлайн через e-KRK. Система Міністерства юстиції. Потрібен кваліфікований електронний підпис або Profil Zaufany представника фірми. Мито - 20 PLN, документ приходить у вигляді електронного файлу, зазвичай протягом доби.
2. Паперова подача. Punkt Informacyjny KRK при суді або поштою до Biura Informacyjnego KRK. Мито - 30 PLN. Строк - від кількох днів до двох тижнів, залежно від завантаження.
3. Через представника за довіреністю. Підходить, якщо в управлінців немає польського Profilu Zaufanego - типова ситуація для фірм, зареєстрованих іноземцями дистанційно.
Електронний варіант дешевший і швидший, але має обмеження, про яке нижче.
Пастка з електронною довідкою
Електронна довідка з e-KRK має повну юридичну силу всередині Польщі: її приймають замовники в держзакупівлях, банки і польські органи.
За кордоном починається проблема. MSZ ставить апостиль лише на паперові оригінали з підписом і печаткою. Роздруківка електронної довідки таких реквізитів не має, і її треба або засвідчувати в нотаріуса і потім у sądzie okręgowym, або від початку замовляти паперовий варіант.
Правило просте: документ їде за кордон - замовляйте папір. Ми розбираємо цю логіку докладно в матеріалі про електронні документи й апостиль.
Скільки діє
Закон строку придатності не встановлює, вимоги задає приймальна сторона:
- Держзакупівлі - зазвичай документ, виданий не раніше ніж за 6 місяців до подання.
- Ліцензії та концесії - як правило 3 місяці.
- Банки й іноземні контрагенти - частіше 3 місяці, іноді 6.
Практичний висновок: замовляти під конкретний дедлайн, а не «хай лежить». Довідка коштує 20-30 PLN, повторне замовлення дешевше, ніж зрив подання через прострочений документ.
Що робимо ми
- Визначаємо повний перелік. Майже завжди потрібна не одна довідка, а комплект: фірма плюс кожен управлінець, а для іноземців - ще й національні довідки.
- Отримуємо довідки - і на фірму, і на фізосіб, включно з випадками, коли в управлінця немає PESEL: як отримати KRK без PESEL.
- Апостиль або консульська легалізація, якщо документи їдуть за кордон.
- Присяжний переклад після апостиля, а не до.
- Збірка тендерного пакета - довідки, odpis z KRS, zaświadczenia US і ZUS про niezaleganie, в одному комплекті під вимоги замовника.
Строки і ціни - на сторінці довідка про несудимість під ключ. Якщо пакет потрібен для іноземного контрагента, подивіться також розбір про апостиль на корпоративні документи.
Часті запитання
Чи потрібна така довідка для JDG? Ні. Jednoosobowa działalność gospodarcza не є podmiotem zbiorowym - для неї береться звичайна довідка на фізичну особу підприємця.
Що якщо фірму зареєстровано місяць тому? Довідку видадуть - реєстр просто покаже відсутність записів. Єдина умова: фірма має бути внесена до KRS і мати NIP.
Чи може довідку замовити бухгалтер або юрист? Так, за довіреністю від фірми. Ми працюємо саме так - управлінцю не потрібно ні їхати, ні мати Profil Zaufany.
Що робити, якщо в реєстрі є запис? Тоді потрібен юридичний аналіз: що саме записано, коли спливає строк, чи є підстави для zatarcia (погашення). Це розбирається індивідуально.
Чи замінює довідка на директора довідку на фірму? Ні. Це два різні документи про дві різні відповідальності. У тендерах зазвичай вимагають обидва.
Скільки коштує комплект для тендера? Офіційні мита: 20-30 PLN за кожну довідку, 30-60 PLN за odpis z KRS, довідки про niezaleganie з US і ZUS безкоштовні або по 21 PLN. Основні витрати - не мита, а час на збір.
Довідка про несудимість фірми коштує 20 PLN і робиться за добу, якщо знати, який формуляр заповнювати і який канал обрати. Проблеми починаються, коли її замовляють в останній момент і не тим способом.
Надішліть вимоги замовника або контрагента - зберемо повний комплект під них.
Матеріал має інформаційний характер. Вимоги замовників різняться - зверніться до юриста для оцінки вашої ситуації.