В інтернеті широко розійшлася порада йти за apostille на свідоцтво про народження чи шлюб до воєводи. Вона хибна, і через неї люди втрачають дні. На документи з USC (Urząd Stanu Cywilnego, РАЦС), як і на решту польських офіційних документів, apostille ставить MSZ - Referat ds. Legalizacji на ul. Krucza 38/42 у Варшаві. Держмито - 60 PLN за документ. Нижче розбираємо, який odpis потрібен, коли виручає багатомовна форма і в якому порядку все робити для використання за кордоном.
Хто ставить apostille на свідоцтва USC - коротка відповідь
На польські акти цивільного стану (akt urodzenia, małżeństwa, zgonu, odpis про розлучення) apostille ставить MSZ. Воєвода до apostille стосунку не має - це поширена помилка. Держмито - 60 PLN за документ. Потрібен актуальний odpis із USC. Усередині ЄС apostille часто замінює wielojęzyczny odpis (багатомовна виписка). Порядок для закордону: odpis, apostille в MSZ, присяжний переклад.
Які документи й куди вони йдуть
Через apostille на свідоцтвах USC найчастіше проходять, коли польський документ потрібен за кордоном:
| Документ | Типова мета |
|---|---|
| Akt urodzenia (свід. про народження) | імміграція за кордон, реєстрація дитини, spadek |
| Akt małżeństwa (свід. про шлюб) | визнання шлюбу за кордоном, віза подружжя |
| Akt zgonu (свід. про смерть) | спадок, страхові та пенсійні справи |
| Odpis про розлучення | повторний шлюб за кордоном, імміграція |
Якщо документ лишається в Польщі або їде в країну ЄС, apostille часто не потрібен зовсім - див. блок про багатомовну форму нижче.
Головне: apostille ставить MSZ, а не воєвода
Тут і криється плутанина. MSZ ставить apostille і на нотаріальні акти, і на судові документи, і на KRK, і на свідоцтва з USC. Окремого «воєводського» апостиля не існує: уряди воєводств займаються легалізацією перебування іноземців, а не гаазьким штампом.
Органи, відмінні від MSZ, трапляються лише для документів про освіту: дипломи ЗВО апостилює NAWA, шкільні атестати - kurator oświaty, атестати зрілості - директор OKE.
Практично:
- Берете актуальний odpis свідоцтва в USC. Потрібен саме паперовий оригінал з круглою печаткою та підписом урядовця - на роздруківку з ePUAP apostille не поставлять.
- Записуєтеся через legalizacja.msz.gov.pl і подаєте документ на ul. Krucza 38/42.
- Держмито - 60 PLN за документ, сплачується заздалегідь у Centrum Obsługi Podatnika.
Odpis skrócony чи zupełny і наскільки свіжий
USC видає два види виписок. Odpis skrócony (скорочена) - базові дані, годиться для більшості цілей. Odpis zupełny (повна) - з усіма позначками та змінами, потрібен, коли приймаюча сторона хоче повну історію запису (наприклад, після зміни імені чи внесених правок).
Про свіжість: сам odpis строку придатності за польським правом не має, але багато іноземних органів хочуть виписку не старшу за 3-6 місяців. Тому беруть свіжий odpis під дату подання й одразу ставлять на нього apostille - не на виписку трирічної давнини.
Багатомовний odpis - коли apostille й переклад не потрібні
Для використання всередині ЄС працює зручний виняток. За Регламентом (ЄС) 2016/1191 до польського свідоцтва USC можна безкоштовно отримати wielojęzyczny formularz (багатомовну стандартну форму). З нею в іншій країні ЄС не потрібен ні apostille, ні присяжний переклад - форма вже зрозуміла тамтешнім органам.
Коли це виручає:
- Шлюб, народження чи розлучення треба підтвердити в іншій країні ЄС.
- Документ іде в німецький, французький, італійський уряд.
Важливо: виняток діє лише всередині ЄС. Для США, Канади, ОАЕ, Великої Британії та країн СНД багатомовна форма не підійде - там потрібні apostille й переклад.
Порядок для закордону: odpis - apostille - переклад
Для неєвропейської країни послідовність сувора:
- Свіжий odpis із USC під дату подання.
- Apostille в MSZ - 60 PLN за документ.
- Присяжний переклад готового документа разом із текстом apostille.
Переклад - завжди після apostille, інакше текст штампа лишиться без перекладу й перекладати доведеться заново. Загальний гайд по apostille - див. apostille в Польщі. Apostille на довідку про несудимість - див. apostille довідки про несудимість.
Найчастіші помилки
1. Пішли до воєводи замість MSZ. Найчастіша помилка, і підказує її сам інтернет. Apostille на свідоцтва USC ставить MSZ на ul. Krucza 38/42, уряд воєводства цим не займається.
2. apostille на старому odpisie. Багато країн дивляться на «вік» виписки. Беріть свіжий odpis під дату подання.
3. Переклад до apostille. Спершу apostille, потім переклад разом із текстом штампа.
4. apostille для країни ЄС замість багатомовної форми. Зайві гроші й час - усередині ЄС достатньо wielojęzycznego odpisu.
5. Не той тип odpisu. Іноді приймаюча сторона хоче саме odpis zupełny. Уточніть заздалегідь, щоб не апостилювати «не той» документ.
Коли потрібен юрист
Один odpis з apostille для однієї країни реально оформити самому. Юрист має сенс, коли:
- ви живете не у Варшаві, а їхати в MSZ особисто незручно (тоді працюємо за довіреністю або поштою);
- потрібен пакет із кількох актів USC з apostille та перекладами (імміграція родини, spadek);
- у записі були зміни (зміна імені, виправлення), і потрібен правильний odpis zupełny;
- документ іде в країну з консульською легалізацією понад apostille;
- строки горять і треба зістикувати свіжість odpisu, apostille й перекладу до дедлайну.
У LegalWin послуга апостиль і легалізація у Варшаві включає apostille в MSZ і присяжний переклад, а послуга акти цивільного стану (USC) - отримання й оформлення самих свідоцтв, зокрема багатомовних.
Замовити apostille свідоцтва USC →
Ця стаття - оглядова. Вимоги до типу odpisu, легалізації та строку придатності залежать від країни призначення й конкретної процедури. За індивідуальним випадком звертайтеся до юриста для оцінки.
Пов'язані матеріали: