Апостиль (apostille) - це спрощена форма легалізації офіційних документів між країнами-учасницями Гаазької конвенції 1961 року. Польща приєдналася до конвенції у 2005 році, і відтоді апостиль замінив тривалу procedurę legalizacji konsularnej для документів, які видаються для використання у понад 120 країнах. У Польщі апостиль видає Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ) на ul. Krucza 38/42 у Варшаві. Вартість - 60 PLN за документ. За особистого візиту апостиль ставлять того самого дня, поштою - до 30 днів.
Що таке апостиль - коротке пояснення
Апостиль - це спеціальний штамп або наклейка на документі, які підтверджують:
- Справжність підпису на документі
- Дійсність печатки
- Повноваження посадової особи, яка видала документ
Після проставлення apostille документ автоматично приймається в будь-якій країні-учасниці Гаазької конвенції без подальших дій.
У Польщі apostille НЕ потрібен для документів, що передаються в країни ЄС - там діє Регламент (ЄС) 2016/1191, який скасовує апостиль для основних документів цивільного стану.
Коли потрібен апостиль - практичні випадки
У Польщі apostille запитується для документів, які потрібно використати за кордоном (тобто отриманих у Польщі та використовуваних у неєвропейських країнах):
| Сценарій | Документ | Куди |
|---|---|---|
| Шлюб з українцем в Україні | Akt urodzenia, akt rozwodu | ДРАЦС (органи реєстрації актів цивільного стану України) |
| Реєстрація бізнесу в США | Витяг KRS, zaświadczenie o NIP | DOS Texas, Delaware |
| Навчання в Канаді | Świadectwo dojrzałości (апостиль ставить OKE) | Університет у Канаді |
| Медична робота в Туреччині | Dyplom lekarski | Türk Hekimleri Derneği |
| Робота в ОАЕ | Zaświadczenie z KRK, akt urodzenia | Консульство ОАЕ (ОАЕ поза Конвенцією, потрібна легалізація - див. нижче) |
Також apostille потрібен для іноземних документів, привезених до Польщі - але в такому разі apostille ставиться у країні видачі, а в Польщі документ лише перекладають (див. гайд щодо шлюбів з поляками).
Для громадян України це особливо актуально: свідоцтва про народження, шлюб, розлучення та довідки про несудимість потрібно апостилювати в Міністерстві закордонних справ України (для документів РАЦСу - через обласні управління юстиції; для документів про освіту - через МОН). Польський MSZ український документ апостилювати не може.
Як поставити апостиль у Польщі
Крок 1. Визначте, чи дійсний документ і куди його нести. У MSZ apostille ставлять на оригінали польських публічних документів: акти USC, судові та нотаріальні документи, довідки KRK, виписки KRS тощо. Дипломи ВНЗ MSZ не приймає - їх апостилює NAWA, шкільні атестати - kuratorium oświaty або OKE.
Крок 2. Нотаріальний документ, зокрема нотаріально засвідчену копію, спершу засвідчує sąd okręgowy за місцем нотаріуса, і лише потім MSZ ставить apostille. Судові документи заздалегідь засвідчує prezes sądu okręgowego. Ксерокопія і роздруківка з ePUAP не підійдуть.
Крок 3. Запишіться в MSZ через legalizacja.msz.gov.pl. Нові слоти відкриваються зранку щоробочого дня на два тижні вперед, тож заходити в систему краще зранку. Питання - на [email protected].
Крок 4. Сплатіть 60 PLN. Це opłata skarbowa, і йде вона не в MSZ, а місту: отримувач - Centrum Obsługi Podatnika, рахунок 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070 у Bank Handlowy w Warszawie. У призначенні платежу - «opłata skarbowa za wydanie apostille». Роздруківку підтвердження беріть із собою: на місці в MSZ оплатити не можна.
Крок 5. Принесіть оригінал документа в MSZ (Krucza 38/42, II piętro). Подання займає 5-10 хвилин.
Крок 6. За особистого візиту апостиль ставлять за можливості одразу, того самого дня, але не більше 10 документів на людину. Якщо надсилали поштою на al. Szucha 23 - до 30 днів з дати надходження в MSZ. Отримати готовий документ можна двома способами:
- Особисто в MSZ (без запису на отримання)
- Поштою: MSZ надсилає документи лише рекомендованим листом (не кур’єром) і лише на адреси в Польщі, ЄС, Ісландії, Ліхтенштейні, Норвегії та Швейцарії. Якщо ви живете в іншій країні, у заяві треба вказати отримувача в Польщі (pełnomocnik do doręczeń).
Альтернатива - legalizacja konsularna
Якщо країна призначення не приєдналася до Гаазької конвенції, потрібна повноцінна legalizacja konsularna у три етапи:
- Legalizacja (засвідчення документа) в польському MSZ - 26 PLN за документ
- Переклад мовою країни призначення через присяжного перекладача - 100-300 PLN
- Легалізація в консульстві країни призначення у Варшаві - 50-300 PLN
Термін - 4-8 тижнів, і більша частина припадає на консульство. Апостиль для порівняння ставлять за один візит до MSZ.
Країни, для яких потрібна legalizacja konsularna (не apostille):
- Багато країн Африки, наприклад Єгипет, Нігерія, Кенія (ПАР, Марокко, Туніс і Алжир уже учасники Конвенції)
- Близький Схід: ОАЕ, Катар, Кувейт, Йорданія, Ірак, Іран
- Азія: Камбоджа, Лаос, М’янма
- Куба
Список змінюється: В’єтнам приєднався до Конвенції у вересні 2026 року, Таїланд приєднається в лютому 2027-го. Перед поданням перевіряйте країну в таблиці учасників на сайті Гаазької конференції (HCCH).
Апостиль для іноземних документів у Польщі
Якщо ваші документи видані у країні видачі та потрібні в Польщі, apostille ставиться у країні видачі, а не в Польщі. Після цього:
- Tłumaczenie przysięgłe польською (50-200 PLN)
- Документ готовий до використання в польських urzędach
Перелік органів, які видають apostille, за країнами:
| Країна | Де |
|---|---|
| Україна | МЗС України (Київ) або обласні управління юстиції |
| Грузія | HAUS / House of Justice |
| Казахстан | Міністерство юстиції (Астана) |
| Туреччина | Türk Dışişleri Bakanlığı (Анкара) |
| Молдова | Міністерство юстиції (Кишинів) |
| Азербайджан | МЗС (Баку) |
| Вірменія | МЗС (Єреван) |
В Україні apostille коштує орієнтовно 51-510 грн залежно від терміновості та робиться за 2-20 робочих днів.
Які документи найчастіше потребують апостиля
| Документ | Для якого процесу в Польщі |
|---|---|
| Свідоцтво про народження | karta pobytu, школа, USC |
| Свідоцтво про шлюб | karta pobytu, USC |
| Свідоцтво про розлучення | повторний шлюб, імміграція |
| Свідоцтво про смерть | спадок, страхування |
| Диплом університету | визнання (uznanie świadectwa zagranicznego), робота |
| Шкільний атестат | вступ до liceum/університету |
| Довідка про несудимість | робота з дітьми, ліцензована робота |
| Свідоцтво про хрещення / вінчання | ślub konkordatowy |
| Військовий квиток | рідко, для пенсій |
Скільки коштує - підсумок типового пакета
Для типової karta pobytu по сім’ї іноземець привозить:
| Документ | Apostille | Переклад | Разом |
|---|---|---|---|
| Свідоцтво про народження | 60 PLN екв. | 80 PLN | 140 PLN |
| Свідоцтво про шлюб | 60 PLN екв. | 100 PLN | 160 PLN |
| Довідка про несудимість | 60 PLN екв. | 60 PLN | 120 PLN |
| Диплом ВНЗ | 60 PLN екв. | 200 PLN | 260 PLN |
| Разом | 680 PLN |
До цього додається вартість поїздки до країни видачі або віддаленої обробки через знайомих (50-200 USD додатково).
Найчастіші помилки
1. Apostille на копії замість оригіналу. MSZ ставить apostille лише на оригінали або на сертифікат нотаріуса про копію.
2. Apostille на простроченому документі. Єдиного строку дії в довідки про несудимість немає: польські правила про KRK його не встановлюють, «вік» довідки задає той, хто її приймає. Якщо отримувачу потрібна свіжа довідка, спершу замовте нову, потім apostille.
3. Замовлення apostille в одній країні на документ з іншої. Apostille ставиться у країні видачі документа. Польський apostille не легалізує український документ.
4. Переклад до apostille. Apostille має бути до перекладу. Інакше доведеться перекладати ще раз - після apostille (включно з текстом самого штампа).
5. Запізнення із записом у MSZ. Слоти відкриваються зранку щоробочого дня на два тижні вперед і розбираються швидко. Апостиль ставить лише MSZ у Варшаві - «альтернативних» урядів в інших містах немає. Якщо їхати немає коли - надсилайте поштою на al. Szucha 23, але закладайте до 30 днів.
Коли потрібен юрист
Самостійно зробити apostille - реально для одного простого документа. Юрист має сенс, якщо:
- Потрібен apostille на 5+ документів (втрата часу та логістика)
- Документи видані в країні зі складною співпрацею
- Паралельно збираєте документи для karta pobytu або USC
- Був відмову MSZ або потрібна термінова процедура
- Складні випадки (документи 30+ років давнини, недіючі urzędy)
У LegalWin сервіс апостиль під ключ включає оформлення в MSZ або віддалену обробку у країні видачі. Апостиль у MSZ - 500 PLN за документ, держмито 60 PLN окремо; ціну віддаленої обробки у країні видачі називаємо після скану документа.
Замовити apostille документів →
Ця стаття - оглядова. Конкретні терміни та рішення залежать від вашої ситуації. У індивідуальних випадках звертайтеся до юриста для оцінки.
Усе про апостиль у Польщі:
- Апостиль на свідоцтва USC 2026: ставить MSZ, а не wojewoda
- Апостиль на диплом у Польщі 2026: NAWA чи Kuratorium
- Апостиль довіреності в Польщі 2026: суд, потім MSZ
- Апостиль на документи фірми: KRS, статут, довіреність у 2026
- Апостиль на довідку про несудимість (KRK) 2026 для закордону
- Апостиль іноземних документів для Польщі 2026
- Апостиль чи консульська легалізація: як обрати у 2026
- Електронні документи й апостиль: що MSZ прийме у 2026
- Чому MSZ розвертає документи: 9 причин відмови в апостилі
- Апостиль, нострифікація та присяжний переклад у Польщі 2026
- Послуга: апостиль у Варшаві під ключ