З 27 квітня 2026 року паперовий wniosek на karta pobytu не приймають. Ні поштою, ні у віконці. Єдиний шлях - портал MOS (Moduł Obsługi Spraw), і це стосується картки czasowego pobytu, stałego pobytu та статусу rezydenta długoterminowego UE. Система нова, і застрягають у ній в одних і тих самих семи місцях.
Коротко: найчастіше подання зупиняє не помилка в документах, а три речі: немає profil zaufany, роботодавець не підписав Załącznik nr 1, або до wniosku не додано підтвердження оплати - портал грошей не приймає, opłatę skarbową платять окремо переказом. Кожен із цих глухих кутів розбирається за день-два, якщо знати, куди дивитися.
Нижче - по порядку, в якому вони зазвичай і трапляються.
1. Без profil zaufany в систему не зайти
MOS не має власного логіна й пароля. Вхід іде через login.gov.pl, а особу треба підтвердити одним із державних засобів: profil zaufany, e-dowód або mObywatel. Своєї реєстрації «за email і паролем» у порталі немає і не буде.
Звідси перша стіна: profil zaufany видають за номером PESEL. А людина, яка щойно приїхала і збирається подавати на першу картку, PESEL часто ще не має.
Вихід - у правильному порядку дій:
- Оформити meldunek в Urzędzie Dzielnicy за місцем проживання. У Варшаві це робить відділ meldunkowy вашої дзельниці.
- Разом із meldunkiem отримати PESEL. Якщо підстав для meldunku немає, PESEL можна отримати окремо, вказавши мету - подання wniosku pobytowego.
- Активувати profil zaufany. Найшвидше через інтернет-банк: PKO BP, Santander, mBank, Pekao, ING і Millennium підтверджують профіль одразу, без візиту в urząd.
Докладніше про цей крок - у розборі PESEL, Profil Zaufany і mDowód.
Окрема категорія - члени правління sp. z o.o. без PESEL, які ведуть справи іноземних працівників. Для них profil zaufany недоступний, і тут працює лише кваліфікований електронний підпис, куплений у польського провайдера.
2. Акаунт заведе не кожен
Акаунт у MOS створює сам іноземець, якщо він повнолітній. За неповнолітнього - батько, мати, opiekun або kurator. Усе.
Це означає, що схема «хай кадровик подасть за мене» більше не працює. Заповнити форму поруч із вами помічник може, а от увійти й підписати - ні: логін прив'язаний до вашого profilu zaufanego, і передавати його комусь заборонено прямо в умовах порталу.
Практичний висновок для родини: кожен дорослий потребує власного акаунта і власного profilu zaufanego. Чоловік не подасть за дружину зі свого входу. Діти йдуть через акаунт батьків, окремими справами.
3. Załącznik nr 1 висить непідписаним
Це найдовший глухий кут, і він не у ваших руках.
Załącznik nr 1 - анкета роботодавця: PKD, NIP, REGON, KRS, посада, зарплата brutto. Ви не можете заповнити її самі. Механіка така: у своїй справі ви вказуєте email роботодавця, MOS надсилає туди посилання, роботодавець відкриває його, заповнює і підписує своїм profilem zaufanym. Załącznik автоматично чіпляється до вашого wniosku, і ви отримуєте сповіщення, що wniosek готовий до подання.
Посилання живе 30 днів. Не підписали за цей строк - запитуєте заново.
Де зазвичай ламається:
- У роботодавця немає profila zaufanego. Часта історія в маленьких фірмах, де директор нічого не підписував електронно. Вирішується за пів години через його інтернет-банк, але хтось має йому про це сказати.
- Лист пішов у спам. MOS надсилає з державного домену, і корпоративні фільтри його іноді ріжуть. Попросіть перевірити спам, перш ніж надсилати повторно.
- Вказали не ту адресу. Особиста пошта бухгалтера замість робочої, помилка в домені. Посилання пішло в нікуди, а ви чекаєте.
- PKD вказали навмання. Основний код діяльності має збігатися з тим, що в CEIDG або KRS. Розбіжність воєвода помітить і запросить uzupełnienie, а це плюс два-три тижні.
Порада з практики: не надсилайте запит на Załącznik nr 1 у п'ятницю ввечері. Надсилайте на початку тижня і того самого дня пишіть у HR окремо, своїми словами: лист від системи виглядає як розсилка, і його легко проґавити.
4. Wniosek не підписується
Підпис - окрема дія після того, як усі поля заповнені й файли завантажені. Система спершу проганяє валідацію, підсвічує незаповнене, і лише потім дає кнопку підпису.
Підписати можна трьома способами: profilem zaufanym, кваліфікованим електронним підписом або podpisem osobistym з e-dowodu.
Що заважає найчастіше:
- Сесія спливла. Ви заповнювали форму годину, а potwierdzenie в profilu zaufanym запитується вже на простроченій сесії. Збережіть чернетку, вийдіть, зайдіть знову і підписуйте одразу.
- Профіль сплив. Profil zaufany діє три роки. Якщо його оформили у 2023-му, саме час перевірити строк у панелі на gov.pl.
- Блокувальник реклами або суворий режим приватності. Перехід на login.gov.pl і назад ламається, якщо розширення блокує редирект. Відкрийте портал у вікні без розширень.
- Незбіг даних. Ім'я в profilu zaufanym та ім'я у wniosku мають збігатися літера в літеру, включно з латинською транслітерацією з паспорта. Після зміни прізвища профіль треба оновити раніше, ніж подавати.
5. Двоє людей, один комп'ютер
Скарга, яка трапляється постійно: чоловік і дружина подають одного вечора з одного ноутбука, і система «плутає» їх.
Нічого вона не плутає - це сесія login.gov.pl. Браузер тримає вхід першої людини, і друга потрапляє в чужий акаунт або отримує помилку авторизації.
Лікується просто: між поданнями вийти з MOS, вийти на login.gov.pl, очистити cookies цього домену. Або подавати другу справу у вікні інкогніто чи в іншому браузері. Заодно перестануть прилітати чужі сповіщення.
6. Портал не приймає оплату
Тут гублять майже всі, бо логіка контрінтуїтивна: MOS платежів не приймає взагалі. У ньому немає кошика, немає картки, немає кнопки «сплатити».
Платити потрібно окремо, звичайним переказом:
- Opłata skarbowa за сам дозвіл - від 340 до 640 PLN залежно від типу. 340 PLN за czasowy pobyt на загальних підставах, більше - за stały pobyt і резидента ЄС.
- 100 PLN за виготовлення картки - окремим платежем, зазвичай уже після позитивного рішення.
Реквізити - рахунок urzędu miasta за місцем подання, для Варшави це рахунок Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy для opłat skarbowych. У призначенні платежу - ваше ім'я, прізвище і за що платіж. Підтвердження з банку (PDF або скриншот із видимими реквізитами й датою) додається до wniosku як звичайний załącznik.
Два нюанси, про які питають найчастіше:
Чи може заплатити роботодавець або родич? Так. Але в призначенні платежу має стояти ім'я заявника, а не платника, інакше платіж не пов'яжуть із вашою справою.
Чи потрібен польський рахунок? Ні, переказ можна зробити звідки завгодно. Але якщо ви платите з іноземного банку, закладайте два-три дні на зарахування і зберігайте підтвердження з датою відправлення.
7. Чернетка зникла, підтвердження немає
Дві різні ситуації, які плутають між собою.
Чернетка зберігається 45 днів. Почали заповнювати, відволіклися на збір документів, повернулися через два місяці - справи немає. Це не збій, це строк. Якщо збираєте документи довго, заходьте в систему раз на місяць.
Після подання статус має змінитися на «przesłany», і приходить UPO - Urzędowe Poświadczenie Odbioru з номером справи. Це ваш головний документ: з моменту UPO перебування вважається легальним, навіть якщо віза або попередня картка спливають наступного дня.
Якщо UPO не прийшло протягом доби - відкрийте справу в порталі й подивіться статус. Висить «robocza» - отже, підпис не пройшов і wniosek не подано, хоч би як це виглядало на екрані в момент відправлення. Це той випадок, коли краще перевірити одразу: різниця між «подав» і «думав, що подав» вимірюється легальністю вашого перебування.
Окремо завантажте zaświadczenie o złożeniu wniosku. Воно замінило штамп у паспорті й знадобиться роботодавцю та на кордоні. Докладніше - у розборі про штамп у паспорті й очікування картки.
Що робити, коли wniosek уже подано
Далі викличуть на біометрію: відбитки пальців і зразок підпису здають особисто, повістка приходить через eDoręczenia. Потім очікування decyzji, і тут законні 60 днів і реальні строки в Mazowieckim - різні речі. Що з цим робити, розібрано у статтях про статус справи в ужонді і пришвидшення через ponaglenie.
Повна процедура від реєстрації до отримання картки - у покроковому гайді по MOS 2.0, а загальна картина по всій процедурі - у розборі karta pobytu 2026.
Матеріал має інформаційний характер і не замінює індивідуальну юридичну оцінку. Якщо wniosek завис, прийшло wezwanie do uzupełnienia або ви не впевнені в підставі подання, запишіться на супровід по karta pobytu - розберемо вашу справу й доведемо подання до UPO.
Пов'язані матеріали: